Demand Management: Projekte richtig bewerten und priorisieren

Welche Projekte sollte Ihr Unternehmen als Nächstes starten – und welche besser noch nicht?

Demand Management beantwortet diese Frage, bevor neue Vorhaben Kapazitäten binden. Entscheidend sind der erwartete Nutzen, die benötigten Fähigkeiten und die Auswirkungen auf das bestehende Projektportfolio.

In der gemeinsamen Websession von Can Do und projektmagazin „Demand Management in der Praxis: Projekte richtig bewerten und priorisieren“ erläutert Thomas Schlereth, Geschäftsführer und Entwicklungsleiter der Can Do GmbH, warum wirksame Ressourcensteuerung bereits bei der Projektfreigabe beginnt. Dieser Beitrag überträgt die zentralen Ansätze in einen praxistauglichen Entscheidungsprozess für PMO, Portfoliomanagement und Führungskräfte.

Demand Management: Projekte bewerten, Kapazitäten prüfen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Demand Management verbindet Projektanträge mit Unternehmenszielen und real verfügbaren Kapazitäten.

• Ein hoher Nutzen allein rechtfertigt keinen sofortigen Projektstart: Auch Skills, Engpässe und laufende Zusagen zählen.

• Frühe Planung darf mit begründeten Bandbreiten arbeiten. Vollständige Detailpläne sind für die erste Bewertung häufig unnötig.

• Simulationen machen sichtbar, wie sich neue Vorhaben auf das gesamte Portfolio auswirken.

• Das Management verantwortet die Freigabe und die dabei akzeptierten Risiken. KI und Software unterstützen die Entscheidung.

Was ist Demand Management im Projektmanagement

Demand Management ist der strukturierte Prozess, mit dem Unternehmen neue Projektbedarfe erfassen, bewerten, priorisieren und zur Umsetzung freigeben.

Ein Demand ist dabei ein noch nicht genehmigtes Vorhaben, beispielsweise eine Produktidee, eine Kundenanfrage oder ein internes IT-Projekt. Ziel ist, strategischen Nutzen und tatsächliche Umsetzbarkeit vor dem Projektstart zusammenzubringen.

Im Projektumfeld umfasst Demand Management damit mehr als die Sammlung von Anforderungen. Es klärt, welche Vorhaben in welcher Reihenfolge mit welchen Ressourcen realisiert werden sollen. Gemeint ist hier die Steuerung von Projektbedarfen, nicht die Nachfrageprognose im Vertrieb oder in der Lieferkette.

Wie unterscheiden sich Demand Management und Projektportfoliomanagement

Demand Management konzentriert sich auf den Eingang und die Bewertung neuer Vorhaben bis zur Freigabe. Projektportfoliomanagement betrachtet die Gesamtheit geplanter und laufender Projekte: Welche Kombination unterstützt die Unternehmensziele, und wie werden knappe Mittel verteilt?

Beide Aufgaben greifen ineinander. Ein Projektantrag lässt sich erst sinnvoll beurteilen, wenn die Belastung durch bereits laufende Projekte bekannt ist.

Warum entstehen Ressourcenengpässe schon vor dem Projektstart

Ein Kunde benötigt eine Erweiterung, ein Fachbereich fordert ein neues System, die Geschäftsleitung möchte eine strategische Initiative starten. Jeder Bedarf hat aus Sicht seines Auftraggebers gute Gründe. Treffen diese Wünsche ungeprüft auf dieselben Teams, entstehen konkurrierende Zusagen.

Im Webinar beschreibt Thomas Schlereth dieses Muster als Projekte, die in die Organisation hineingegeben werden, bevor ihre Folgen ausreichend geprüft wurden. Die Umsetzungsteams sollen anschließend widersprüchliche Anforderungen miteinander vereinbaren.

Verteilte Daten verdecken die tatsächliche Kapazität

Projektpläne zeigen häufig nur einen Ausschnitt der Arbeitsbelastung. Zusätzlich beanspruchen Tagesgeschäft, Support, Abstimmungen und Abwesenheiten Kapazität. Werden diese Informationen in getrennten Systemen oder Listen gepflegt, fehlt die gemeinsame Entscheidungsgrundlage.

Ein Team mit zehn Personen verfügt deshalb nicht automatisch über zehn Vollzeitkapazitäten für neue Projekte. Entscheidend ist die tatsächlich verfügbare Zeit im benötigten Zeitraum – und ob die passenden Fähigkeiten vorhanden sind.

Schlüsselpersonen werden zum Engpass

Besonders kritisch sind Mitarbeitende, deren Spezialwissen in vielen Vorhaben benötigt wird. Eine Abteilung kann insgesamt freie Kapazität haben, während eine einzelne Fachrolle bereits mehrfach verplant ist.

Deshalb sollte die Prüfung unterhalb der reinen Teamgröße ansetzen: Welche Rollen und Skills benötigen die Vorhaben? Wann werden sie gebraucht? Gibt es qualifizierte Alternativen?

Krisen verdrängen strategische Prioritäten

Gerät ein Projekt in Schwierigkeiten, erhält es zusätzliche Aufmerksamkeit und oft weitere Ressourcen. Dadurch kann sich die faktische Reihenfolge der Arbeit verändern, obwohl der ursprüngliche strategische Nutzen unverändert bleibt.

Das Webinar unterscheidet hier zwischen der bei der Freigabe festgelegten Bedeutung eines Projekts und seiner späteren Dringlichkeit im Tagesgeschäft. Wenn regelmäßig ein anderes Krisenprojekt alle Kapazitäten bindet, sollte das Unternehmen auch seinen Freigabeprozess überprüfen.

Wie funktioniert ein wirksamer Demand-Management-Prozess

Ein wirksamer Demand-Prozess umfasst sechs Schritte: Bedarfe erfassen, Entscheidungsreife prüfen, Nutzen bewerten, Kapazitäten simulieren, Alternativen vergleichen und die Entscheidung dokumentieren.

Die folgende Struktur verdichtet die im Webinar erläuterten Zusammenhänge zu einem praktischen Ablauf.

Demand-Management-Prozess in sechs Schritten

1. Projektbedarfe einheitlich erfassen

Schaffen Sie einen nachvollziehbaren Eingang für neue Vorhaben. Das kann ein Demand-Formular, ein abgestimmtes Backlog oder eine angebundene Vertriebspipeline sein. Wichtig sind einheitliche Pflichtangaben und ein klarer Verantwortlicher.

Für eine erste Bewertung sollten mindestens diese Informationen vorliegen:

• Problem oder Anlass sowie erwartetes Ergebnis

• Beitrag zu einem konkreten Unternehmensziel

• verantwortlicher Auftraggeber

• gewünschter Start und grobe Dauer

• geschätzter Aufwand nach benötigten Rollen oder Skills

• wichtige Abhängigkeiten und verbindliche Termine

• Einschätzung, wie wahrscheinlich die Umsetzung ist

2. Entscheidungsreife ohne Scheinpräzision herstellen

Ein früher Projektantrag braucht eine belastbare Größenordnung, aber nicht zwingend einen vollständig ausgearbeiteten Projektplan. Fehlt die Erfahrung für einen exakten Aufwand, kann eine begründete Spanne hilfreicher sein als ein scheinbar genauer Einzelwert.

Im Webinar wird beispielsweise mit einem Start in einem Quartal, einer Dauer von zwölf bis fünfzehn Monaten und einem Rollenbedarf von 200 bis 300 Personentagen gearbeitet. Solche Bandbreiten bilden den aktuellen Wissensstand ab. Sie müssen durch nachvollziehbare Annahmen gestützt werden.

Kann ein Antrag weder Nutzen noch Ressourcenbedarf grob erklären, fehlt ihm die Entscheidungsreife. Dann lautet der nächste Schritt: gezielt Informationen ergänzen.

3. Den Nutzen anhand gemeinsamer Kriterien bewerten

Definieren Sie zuerst, was Ihr Unternehmen erreichen möchte. Erst daraus entstehen sinnvolle Bewertungskriterien. Ein Projekt kann beispielsweise zum Ergebnis, zur Produktstrategie oder zur Verbesserung eines zentralen Prozesses beitragen.

Vermeiden Sie Kriterien, die lediglich unterschiedlich formuliert denselben Nutzen messen. Und legen Sie fest, woran eine Bewertung erkennbar ist: Welche nachweisbare Veränderung rechtfertigt eine hohe Punktzahl?

4. Neue Bedarfe gegen reale Kapazitäten simulieren

Prüfen Sie den neuen Bedarf gemeinsam mit laufenden Projekten und weiteren möglichen Vorhaben. Berücksichtigen Sie Arbeitszeitmodelle, Tagesgeschäft, Abwesenheiten und die zeitliche Verfügbarkeit benötigter Skills.

Eine Eintrittswahrscheinlichkeit hilft dabei, unsichere Vorhaben einzuordnen. Sie beschreibt, wie wahrscheinlich ein Projekt unter den angenommenen Bedingungen zustande kommt. Sie ist nicht mit der Wahrscheinlichkeit seines späteren Erfolgs gleichzusetzen.

Ein nach Wahrscheinlichkeit gewichteter Durchschnittsbedarf reicht für Engpassentscheidungen allein nicht aus: Zwei gleichzeitig eintretende Vorhaben können eine Fachrolle überlasten, auch wenn ihre gemittelte Belastung unkritisch aussieht. Prüfen Sie deshalb auch konkrete Kombinationen und Belastungsspitzen.

5. Starttermine und Alternativen vergleichen

Zeigt die Simulation eine kritische Belastung, vergleichen Sie Handlungsmöglichkeiten. Was ändert ein späterer Start? Kann der Umfang angepasst werden? Stehen an einem anderen Standort passende Fähigkeiten zur Verfügung? Welche Auswirkungen hätte das Verschieben eines anderen Vorhabens?

Die Aufgabe besteht darin, eine tragfähige Kombination zu finden. Ein hoher Score ersetzt diese Abwägung nicht; ebenso wenig muss jedes erkennbare Risiko automatisch zur Ablehnung führen.

6. Die Freigabe samt Annahmen dokumentieren

Halten Sie fest, welches Vorhaben freigegeben wird, welche Annahmen gelten und welche Risiken dabei bekannt sind. Dokumentieren Sie außerdem die entscheidende Stelle und vereinbarte Maßnahmen.

Damit bleibt später nachvollziehbar, ob ein Problem aus geänderten Rahmenbedingungen entstanden ist oder bereits zum Freigabezeitpunkt absehbar war. Ändern sich Aufwand, Verfügbarkeit oder strategische Ziele wesentlich, muss die Entscheidung erneut geprüft werden.

Nach welchen Kriterien sollten Unternehmen Projekte priorisieren

Projekte sollten nach ihrem Beitrag zu Unternehmenszielen bewertet und anschließend auf Machbarkeit geprüft werden.

Eine nachvollziehbare Bewertung kombiniert messbaren Nutzen, strategische Bedeutung und verbindliche Anforderungen. Ressourcenrisiken und Abhängigkeiten bestimmen mit, wann ein Projekt tatsächlich starten kann.

Beispiel für eine einfache Bewertungsmatrix

Die folgende Matrix ist ein redaktionelles Muster, keine im Webinar vorgegebene Methode. Passen Sie Kriterien, Gewichtung und Bewertungsanker an Ihre Unternehmensziele an. Vergeben Sie je Kriterium null bis fünf Punkte.

Berechnung auf einer Skala von 0 bis 100: Score = (Strategiepunkte × 0,40 + Wirtschaftspunkte × 0,35 + Verbesserungspunkte × 0,25) ÷ 5 × 100.

Bei fünf, vier und drei Punkten ergibt sich ein Score von 83. Dieser Wert erleichtert den Vergleich mit anderen Anträgen. Er ist weder eine Erfolgswahrscheinlichkeit noch ein objektiver Beweis für den späteren Nutzen.

Pflichtprojekte und Kapazitätsrisiken gesondert prüfen

Verbindliche Vorhaben, etwa zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, benötigen eine gesicherte Behandlung im Portfolio. Das Webinar nennt dafür eine hohe Priorisierung im Scoring. Praktisch ist zusätzlich ein eigener Pflichtstatus mit Frist sinnvoll, damit solche Anforderungen nicht vom freiwilligen Nutzenvergleich abhängen.

Auch Pflichtprojekte benötigen eine realistische Ressourcenplanung. Ihr Status schafft keine zusätzliche Kapazität. Prüfen Sie deshalb frühzeitig, welche anderen Vorhaben angepasst werden müssen.

Praxisbeispiel Warum ein sinnvoller Projektantrag noch warten sollte

Vereinfachtes, fiktives Beispiel zur Veranschaulichung – keine Can Do Kundenauswertung.

Ein Engineering-Team kann im betrachteten Monat nach Abzug von Tagesgeschäft und Abwesenheiten 160 Personentage für Projekte leisten. Bereits freigegebene Vorhaben beanspruchen 140 Personentage. Ein neuer Antrag benötigt weitere 40 Personentage im selben Monat.

Der Gesamtbedarf entspricht 112,5 Prozent der verfügbaren Projektkapazität. Selbst ein strategisch wertvolles Vorhaben erzeugt damit einen Konflikt. Betrifft ein Teil der 40 Personentage zudem eine bereits ausgelastete Spezialistin, verschärft sich die Situation.

Eine mögliche Entscheidung ist, den Start zu verschieben und die Auswirkungen für den nächsten Zeitraum neu zu prüfen. Alternativ können Umfang oder Ressourcenbesetzung angepasst werden. Welche Variante sinnvoll ist, hängt von Terminen, Nutzen und Abhängigkeiten ab. Die Monatsrechnung allein ist noch keine vollständige Portfoliosimulation.

Welche Rolle spielt KI im Demand Management

KI kann Projektanträge analysieren, ähnliche Vorhaben finden und die Einschätzung von Risiken und Ressourcen unterstützen.

Dabei erfüllen Sprachmodelle, Mustererkennung und rechnerische Simulation unterschiedliche Aufgaben. Nicht jede Kapazitätsberechnung ist automatisch eine KI-Anwendung.

Muster erkennen und Annahmen überprüfen

Vergleiche mit abgeschlossenen oder laufenden Projekten können Hinweise auf unrealistische Schätzungen oder doppelte Vorhaben liefern. Der Nutzen steigt, wenn Projektdaten strukturiert und vergleichbar vorliegen. Ein ähnlicher Projektname allein belegt noch keine vergleichbare Ausgangslage.

Engpässe und Besetzungsalternativen sichtbar machen

Algorithmen und KI können die Verfügbarkeit von Rollen, Skills und Personen gemeinsam mit dem Projektbedarf analysieren. Dadurch lassen sich kritische Kombinationen und mögliche Alternativen früher erkennen. Das ersetzt nicht die fachliche Prüfung, ob eine Person tatsächlich eingesetzt werden kann.

Strategische Einschätzungen ergänzen

Sprachmodelle können Projektbeschreibungen mit formulierten Unternehmenszielen vergleichen und Rückfragen oder Widersprüche aufzeigen. Solche Vorschläge benötigen prüfbare Begründungen. Ein überzeugend formulierter Text liefert allein noch keine belastbare Nutzenbewertung.

Im Webinar beschreibt Thomas Schlereth außerdem weiterführende Ansätze, darunter die Diskussion von Entscheidungsvorschlägen mit einem Sprachmodell und die Suche nach günstigen Portfoliokombinationen. Diese Einblicke sind als Entwicklungs- und Erprobungsperspektiven einzuordnen; sie belegen keine pauschale Verfügbarkeit entsprechender Standardfunktionen. Die Freigabeverantwortung bleibt beim Management.

Wie unterstützt Can Do das Demand Management in der Praxis

Can Do verbindet Projektanfragen mit Portfolio-, Projekt- und Ressourcenmanagement. So lässt sich vor der Freigabe prüfen, wie ein neues Vorhaben auf bestehende Planungen wirkt. Die folgenden Funktionen sind in den Produktinformationen von Can Do beschrieben.

Projektanfragen strukturiert bewerten

Demands können manuell erfasst oder über angebundene Sales-Pipelines aus HubSpot beziehungsweise Salesforce übernommen werden. Scorewerte, Budgets, Verfügbarkeiten und Eintrittswahrscheinlichkeiten unterstützen die Bewertung und Freigabe.

Rollen, Skills und tatsächliche Verfügbarkeit berücksichtigen

Can Do unterstützt die Planung mit Rollen, Kompetenzen und ungefähren Angaben. Arbeitszeitmodelle, Abwesenheiten und Grundlasten aus dem Tagesgeschäft fließen in die Kapazitätsbetrachtung ein. Das erleichtert den Abgleich zwischen einem frühen Projektbedarf und der realen Arbeitssituation.

Szenarien vor einer Entscheidung vergleichen

Im Simulationsmodus lassen sich alternative Projekttermine und Ressourcenkonstellationen untersuchen, ohne die operative Planung unmittelbar zu verändern. Ergänzend unterstützen Risikoanalysen und Vorschläge für alternative Ressourcen die Bewertung von Engpässen.

Mehr zu den Möglichkeiten erfahren Sie im Funktionsüberblick der Can Do Software und im Beitrag zur Szenarioplanung im Simulationsmodus.

Prüfen Sie Ihr nächstes Vorhaben in einer Can Do Demo

Sie möchten wissen, welche neuen Projekte Ihre Organisation zusätzlich übernehmen kann und wo Engpässe entstehen könnten? Besprechen Sie Ihre Anforderungen mit dem Can Do Team. In einer Demo können Sie sich zeigen lassen, wie Projektanfragen, Kapazitätsplanung und Simulation zusammenwirken.

Neue Vorhaben bewerten, Ressourcenengpässe erkennen und Projektfreigaben fundierter vorbereit.

Webinar mit projektmagazin Demand Management in der Praxis

Im Webinar erläutert Thomas Schlereth die organisatorischen und methodischen Grundlagen einer fundierten Projektfreigabe. Im Mittelpunkt stehen die Entstehung von Ressourcenengpässen, nachvollziehbare Prioritäten und die Simulation neuer Vorhaben. Der Vortrag ist methodisch ausgerichtet und enthält keine Produktvorführung.