Projektplaner online oder On-Premise?

Ein Projektplaner muss her! – also eine Software für die Planung und das Controlling Ihrer Projekte. Vor allem, wenn Sie eine solche Software erstmals einsetzen, ist eine der entscheidenden Fragen: Soll die Projektplaner-Software "On-Premise" installiert werden oder ist eine Cloud-Lösung sinnvoller, also gewissermaßen ein Projektplaner online? Wir geben Entscheidungshilfen.

Projektplaner online oder On-Premise?

Good-bye, Tabellenkalkulation! Wenn Sie erst einmal soweit sind, die Digitalisierung Ihres Projektmanagements umzusetzen, haben Sie den entscheidenden Schritt zur Optimierung Ihrer Projekte bereits getan. Und stehen schon vor der nächsten Entscheidung: Soll Ihre Projektplaner Software online nutzbar sein – oder besser als Installation vor Ort?

Die Antwort hängt von verschiedenen Faktoren ab, auf die wir gleich eingehen. Und natürlich auch vom Anbieter Ihrer Projektplaner Software: Hier setzen sich zunehmend Cloud-Lösungen durch (SaaS – Software as a Service), und Anwender:innen haben hier gar nicht mehr die Wahl. Das ist schade, weil es sowohl gute Gründe für Projektplaner online als auch für Software-Installationen vor Ort (On-Premise) gibt. Bei Can Do, der Projektmanagement- und Ressourcenmanagementsoftware mit KI, haben Sie hingegen die Wahl. Und wir legen Ihnen auch gerne nachfolgend dar, worauf Sie bei Ihrer Entscheidungsfindung achten sollten.

Projektplaner online: die Stakeholder

On-Premise? Oder in der Cloud? Das scheint zuallererst in der Interessenssphäre der IT-Abteilung zu liegen. Doch tatsächlich hat der Launch einer PM-Software, ob als Projektplaner online oder als On-Premise-Lösung, Auswirkungen auf diverse Interessensträger im Unternehmen:

IT-Abteilung

Eine On-Premise-Installation sorgt dafür, dass die unternehmenseigene IT gewissermaßen die Hoheit über Update-Zyklen, Add-ons etc. behält. Auf der anderen Seite nimmt ihnen ein Projektplaner online viel Installationsarbeit und die Softwarepflege ab.

Finanzcontrolling

Ein Projektplaner online verursacht laufende Kosten, während für eine On-Premise-Installation zunächst nur eine einmalige (höhere) Investition nötig ist. Beide Wege bergen ein gewisses Planungsrisiko: Während beim Projektplaner online auf lange Sicht nicht vorhersehbar ist, ob und wie sehr die monatlichen Kosten steigen, ist bei On-Premise unklar, wann der nächste zahlungspflichtige Versionssprung ansteht.

Anwender:innen

Wenn eine On-Premise-Software durch die interne IT-Abteilung aktualisiert werden muss, geschieht dies oft während der normalen Arbeitszeit und bremst die User im Tagesgeschäft aus. Projektplaner online werden dagegen im Hintergrund auf den Servern des Anbieters aktualisiert, und die neue Version startet automatisch mit dem nächsten Aufruf.

Compliance und Datenschutz

Eigener Server, eigene Software, eigene Daten: So lassen sich die Vorzüge von On-Premise zusammenfassen. Dem steht der Aufwand gegenüber, der nötig ist, um den eigenen Server, auf dem die PM-Software läuft, vor fremdem Zugriff zu schützen und sämtliche aktuellen Datenschutz-Vorgaben zu gewährleisten. Ein Projektplaner online, der in der Cloud betrieben wird, muss genauso zahlreiche Vorgaben in Bezug auf Server-Standort, Verschlüsselung, Datenhandling etc. erfüllen. Das kann bei internationalen Anbietern eine Schwierigkeit darstellen. Und obendrauf sollte eine PM-Software, wie sie auch technisch umgesetzt wird, Revisionssicherheit bieten.

Management

Auch auf die Management-Ebene des Unternehmens hat die Entscheidung zwischen Projektplaner online und On-Premise-Software Auswirkungen: Sowohl die unterschiedlichen Kostenmodelle als auch die grundsätzliche Überlegung, wo Daten gespeichert werden, sind Entscheidungssache der Führungspositionen.

Es ist offensichtlich: Ob ein Software-Projektplaner online oder als On-Premise-Installation angeschafft wird, sollten die diversen Stakeholder im Unternehmen mitentscheiden. Schließlich handelt es sich dabei bestenfalls um eine langfristige Investition, die Ihr Projektmanagement und die Projektplanung noch lange begleiten wird. Damit Sie für die Gespräche mit Ihren Kolleg:innen gewappnet sind, hier nochmal als Stichpunkte die Unterschiede zwischen Projektplaner online und einer PM-Software in Vor-Ort-Installation (On-Premise):

Projektplaner On-Premise: die Vor- und Nachteile

Nachteile der On-Premise-Installation

• Hohe Einmalinvestition und evtl. wiederkehrende Kosten durch weiteren Hardwarebedarf
• Wartung, Aktualisierung und Sicherheitsupdates müssen eigenverantwortlich erfolgen
• Die Software ist evtl. nicht skalierbar; Integrationen können u.U. nicht durchgeführt werden
• Die IT muss sämtliche Arbeitsplätze aktuell halten
• Revisionssicherheit muss durch die IT selbst geschaffen werden

Vorteile der On-Premise-Installation

• Die Datenhoheit bleibt im Unternehmen
• Durch Kauf der Software weniger Abhängigkeit von zukünftiger Produktpolitik des Anbieters
• Unabhängig von der Internet-Anbindung
• Einmalige Kaufkosten
• Backup-Regeln und Revisionssicherheit in den Händen der eigenen IT

Projektplaner Online: die Vor- und Nachteile

Nachteile von Projektplaner Online

• Je nach Anbieter: schlechter Datenschutz, keine DSGVO-Standards, keine Revisionssicherheit, unbekannter Server-Standort
• Monatlich wiederkehrende Kosten
• Je nach Anbieter: Abhängigkeit von der Ausfallsicherheit der Cloud-Server

Vorteile von Projektplaner Online

• Je nach Anbieter, zum Beispiel bei Can Do: Datenschutz, DSGVO-Standards, Revisionssicherheit, deutscher Server-Standort mit hoher Ausfallsicherheit
• Einfache Skalierbarkeit und Erweiterung durch Integration anderer Cloud-Softwaretools
• Automatische Updates (Versions- und Sicherheits-Updates) für sämtliche Anwender:innen
• Keine Investitionskosten in eigene Server und Backup-Systeme

Fazit: Ihre Entscheidung zählt

PM-Software als SaaS (Projektplaner online) oder in Form einer On-Premise-Installation? Das ist auch eine Frage der Projektmanagement-Software, für die Sie sich entscheiden. Denn wenn zum Beispiel ein Cloud-Tool nicht zu Ihren Sicherheits-Standards passt, kann es ganz grundsätzlich nicht zum Einsatz für Ihre Projektplanung kommen. Can Do, die PM- und Ressourcenmanagement-Software, gibt es dagegen auch in einer Cloud-Variante, der die üblichen Sicherheits-Nachteile fremd sind: Can Do wird in seiner SaaS-Version (Software as a Service) komplett DSGVO-konform und revisionssicher betrieben. Damit hängt die Wahl zwischen Projektplaner online und Projektplaner vor Ort nur noch von den Ansprüchen und Wünschen in Ihrem Unternehmen ab.

Selbstverständlich erläutern wir Ihnen gerne, was Ihnen Can Do – unabhängig von seiner Installationsumgebung – bietet: Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und lassen Sie sich zeigen, wie modernes Projektmanagement aussehen kann.