Wie du Portfolios mit Can Do Projektmanagement Software erfolgreich steuerst

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Mit der richtigen Portfolio Management Software die passenden Projekte auswählen und steuern.

Die Ansprüche der Kunden verändern sich, vor allem in Bezug auf Schnelligkeit und Qualität bei der Bearbeitung ihrer Bedürfnisse. Diese Entwicklung überträgt sich auch auf die Unternehmen selbst. Die Portfolio Management Software ist deshalb ein wichtiges Werkzeug zur Auswahl und Steuerung der strategisch relevanten Projekte.

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Was ist Portfolio Management? 

Die Portfolio Management Definition sagt aus, dass zunächst mehrere Projekte ins Leben gerufen werden, die gleichzeitig bearbeitet werden.

Dieses Projektportfolio muss verwaltet, also in Bezug auf zeitliche und finanzielle Vorgaben, Ressourcen und natürlich in puncto Qualität mit einer Projektmanagement Software  überwacht und gesteuert werden. Denn zwischen den einzelnen Projekten gibt es wechselseitige Abhängigkeiten hinsichtlich der für die Erledigung von Aufgaben zur Verfügung stehenden Ressourcen und Budgets.

 Aufgrund der zunehmenden Komplexität in der Projektlandschaft sind Unternehmen dazu übergegangen, ihr Projektportfoliomanagement mit Softwaretools zu unterstützen, um Risiken wie Budgetknappheit und Kapazitäts-Engpässe frühzeitig zu erkennen, Projekte danach zu priorisieren und erfolgreich „in time, budget und quality“ umzusetzen.

 

Wie hoch ist der Bedarf an Portfolio Management Software innerhalb und ausserhalb der IT?

IT-Abteilungen sehen sich häufig einer steigenden Nachfrage nach Serviceanforderungen der Fachabteilungen gegenüber und müssen diese mit den laufenden Tätigkeiten in Einklang bringen.

Um aus der Vielzahl der Anfragen die strategisch relevanten Projekte auszuwählen, wird ein Scoring durchgeführt, welches die wirtschaftliche Bedeutung der angefragten Projekte für das Unternehmen errechnet und abbildet. Anschließend zeigt eine realistische Ressourcenplanung, ob bzw. wann eine ausreichende Anzahl von Mitarbeitern verfügbar ist, um die priorisierten Projekte umzusetzen.

Aber nicht nur im IT-Bereich, sondern generell sind Projekte in vielen Organisationen Mittel der Wahl, wenn es darum geht, Arbeit zu organisieren.

 

Wie wählst Du die richtigen Projekte mit der Projektportfoliomanagement Software aus?

Wichtig ist es für Dich, aus einer Vielzahl von Vorhaben und Ideen die Projekte auszuwählen, die im Einklang mit der Unternehmensstrategie stehen und sowohl finanziell als auch kapazitiv realisierbar sind.

Hierfür stehen Dir als Projekt- bzw. Portfoliomanager Portfolio Management Lösungen von Can Do zur Verfügung.

 

Portfolio Management Vorteile: Was sind die Vorzüge der Portfolio Management Software von Can Do? 

Mit der Portfolio Management Software von Can Do profitierst Du vor allem von den folgenden Portfoliomanagement-Software-Funktionen:

  • Durch diegrafische Benutzeroberfläche kannst Du Portfolios schnell und einfach per Mausklick erstellen.
  • Das Portfolio Management Tool von Can Do unterstützt herkömmliche Bewertungssysteme (z.B. balanced scorecards) und erlaubt es Dir, Werte in frei definierbaren Feldern in beliebiger Anzahl zu hinterlegen, um so einen eigenen Bewertungsmaßstab zu erstellen.
  • Die Portfolios kannst Du übersichtlich mit Hilfe von Bubble Charts überwachen und steuern.
  • Alle Informationen werden in Echtzeit - über Live-Management - verarbeitet und bei der Darstellung berücksichtigt. Ändert sich beispielsweise das Risiko in einem Projekt, so verändert sich sofort die Position des Bubbles, der dieses Projekt repräsentiert.
  • Der komplette Prozess von der Sammlung von Projektideen über die Priorisierung und Umsetzung von Projekten bis zur Auswertung derselben wird abgebildet.
  • Du siehst die Erfolgswahrscheinlichkeiten Deiner Projekte.
  • Die Can Do Portfolio Management Software berücksichtigt bei ihrer Berechnung Ressourcen- und Budgetkontrolle für alle laufenden und geplanten Projekte.
  • Die Software verfügt über Risikomanagement auf Portfolioebene.

 


Wie kannst Du Projekte in Deinem Portfolio mit Portfolio Management Software von Can Do simulieren und im Detail planen?

Mit seiner Portfolio Management Software bietet Can Do Dir auf Portfolioebene die Möglichkeit der Feinplanung von Projekten, deren Realisierung noch gar nicht beschlossen ist.

Laufen die Projekte bereits, kannst Du mit der Portfolio Management Software den Einsatz und die Auslastung Deiner Projektmitarbeiter simulieren und so in der Planung berücksichtigen.

Dies ermöglicht es Dir, Belastungskurven und dynamische Entwicklungen von Projekten bereits im Portfolio abzubilden.

 

Wie hilft Dir Portfolio Management Software Ressourcenengpässe frühzeitig zu erkennen?

Unkoordinierter Aktionismus führt beim Management paralleler Projekte im Multiprojektmanagement  nicht weiter. Der beidseitige Unmut beispielsweise durch überlastete IT-Mitarbeiter und unzufriedene Fachabteilungen, die sich über fortwährende Terminverschiebungen beklagen, ist keine Seltenheit.

 Lösen lässt sich dieser Konflikt mit der Can Do Portfolio Management Software und ihren auf Wahrscheinlichkeitsrechnung basierenden Konfliktmeldungen, die im Rahmen der Machbarkeitsanalyse Ressourcenengpässe aufzeigen. Denn wenn viele Projekte parallel umgesetzt werden, ist es für Dich von hohem Nutzen, zu wissen, wo es voraussichtlich zu Einschränkungen kommen kann, sobald ein neues Projekt hinzu kommt.

 Der vollständige Überblick über verfügbare Kapazitäten auf Knopfdruck in der Portfolio Management Software von Can Do hat Erwartungshaltungen verändert und wirkt sich positiv auf das gegenseitige Verständnis für die zeitliche Machbarkeit von Projekten aus.

Zitat des CIO der HERMA GmbH: “In Can Do sehen wir sofort, wann wir die benötigten Ressourcen für die Umsetzung zur Verfügung stellen können und geben die Projekte dementsprechend kontrolliert frei.

 

Wie profitierst Du von dem KI-gestützten Risikomanagement in der Can Do Portfolio Management Software? 

Das KI-gestützte Risikomanagement von Can Do gibt Dir Handlungsempfehlungen wie beispielsweise „Sofort eingreifen“ oder „Ignorieren“ aus. Damit kannst Du die Fülle wiederkehrender Aufgaben schneller erledigen und Risiken innerhalb des Portfolios besser einschätzen und handhaben. Die gewonnenen Freiräume ermöglichen es Deinen Mitarbeitern, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und eröffnen aktiven Gestaltungsspielraum in Deinem Projekt. 

 

Wie kannst Du Portfolio Management Software im agilen Projektmanagement nutzen?

Während insbesondere Entwicklungsabteilungen auf agile Methoden wie Scrum schwören, stellen diese Vorgehensweisen für Projektmanager und insbesondere für Portfoliomanager eine große Unbekannte in der Planung dar.

Der Projektleiter weiß oftmals nicht, ob und wann die agilen Teams die Arbeiten (Arbeitspakete bzw. Storys in der Scrum-Welt) für sein Projekt realisieren. Darüber hinaus kommt eine Kapazitätsplanung in agilen Methoden eigentlich nicht vor, was für den Portfoliomanager in seinem unternehmensweiten Ressourcenmanagement ein Problem darstellt.

Mit seiner Schnittstelle zu JIRA, dem am häufigsten eingesetzten Scrum-Tool, schließt Can Do diese Lücke für agiles Projektmanagement  und hybrides Projektmanagement. Epics mit deren Storys in JIRA werden in Can Do abgebildet samt Ressourcenzuweisung (Team und Mitarbeiter) und Status der Story und des Arbeitspakets.

Hier kannst Du unser Datenblatt für hybrides Projektmanagement mit JIRA und Can Do herunterladen! 

… oder möchtest Du gleich einen Test starten? Dann teste Can Do jetzt!