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Projektmanagement-Interview zum Thema "Virtuelle Teams"

Ralf Friedrich ist Leitender Coach am Coaching Center Dieburg und gibt als Redner bei der Veranstaltung Nordic Project Zone wertvolle Tipps für ein effizientes Arbeiten mit virtuellen Teams. Can Do als Sponsor der Veranstaltung präsentiert vorab ein interview mit Ralf Friedrich.

Virtuelle TeamsNordic Project Zone (NPZ): Worin unterscheidet sich das Arbeiten mit virtuellen Teams im Vergleich zu Teams, die am selben Standort arbeiten?
Ralf Friedrich: Bei Teams, die an einem Standort angesiedelt sind, kann sich der Teamleiter spontan mit jedem Teammitglied treffen, er bekommt unmittelbar mit, welche Stimmung im Team herrscht. So können Probleme frühzeitig erkannt und gebannt werden. Bei einem virtuellen Team muss der Teamleiter darauf vertrauen, dass alle im Projekt an einem Strang ziehen. Er kann nicht spontan bei den einzelnen Teammitgliedern vorbeischauen und muss für eine produktive und positive Arbeitsatmosphäre und -kultur sorgen.

NPZ: Was ist das Virtual Team Maturity Model (VTMM) und wie bzw. warum wurde es entwickelt?
Ralf Friedrich: Das VTMM wurde entwickelt, um Teamleiter dabei zu unterstützen, eine positive Arbeitskultur für virtuellen Teams zu schaffen. Es handelt sich dabei um ein wissenschaftlich entwickeltes Modell, das auf der Themenzentrierten Interaktion von Ruth Cohn, dem Teamphasenmodell von Tuckman und der Forschung über Beziehungen von John Gottman. Es ist wichtig, dass virtuelle Teams eine positive Stimmung haben – dies zu erreichen, dabei hilft VTMM.

Nordic Project ZoneNPZ: Was sind die Eigenschaften eines Teams mit einem hohen Reifegrad (mature team)?
Ralf Friedrich:  Ein virtuelles Team mit hohem Reifegrad zeichnet sich aus durch ein hohes Maß an Vertrauen, die Mitglieder sind füreinander da. Die Interaktion im Team erfolgt nach gewissen Ritualen, die zu einer effektiven Kommunikation führen: Selbst wenn Teammitglieder ausscheiden, geschieht dies in einer gewissen Wertschätzung. Ebenso durchlaufen neue Mitglieder eine Art „Neuling-Prozess“. All dies hilft dem Team dabei, ein hohes Maß an Produktivität dauerhaft zu erreichen.

Virtuelle Teams: Schulungen notwendigNPZ: Wie genau kann das VTMM die Team-Produktivität steigern?
Ralf Friedrich: Das VTMM besteht aus 11 definierten Prozessen bzgl. Input, Tools & Techniken sowie Output. Für diese Prozesse wiederum gibt es definierte KPIs (Key Performance Indicators), die einfach überprüft werden können. Auf Grundlage eines Assessments erfolgt dann die Erstellung eines Maßnahmenplans zur Verbesserung der Produktivität des virtuellen Teams.

NPZ: Welche Fehler werden bei der Arbeit mit virtuellen Teams am häufigsten begangen? Und wie kann ich diese Fehler vermeiden?
Ralf Friedrich: Der größte Fehler besteht darin zu glauben, dass es allein auf die Produktivität ankommt. Viele Teamleiter von virtuellen Teams übersehen, dass es bei der Teambildung auf die Gefühle und die Bedürfnisse der Mitglieder ankommt. Dann gesellt sich häufig noch interkulturelle Inkompetenz dazu. Und schließlich wundern sich die Teamleiter, dass ihr Team nicht die erwartete Leistung erbringt. Sie übersehen, dass es letztlich an ihrer Leitungsarbeit liegt, dass die Arbeit in dem virtuellen Team nicht funktioniert.

NPZ: Welche Rolle spielen dabei moderne Technologien?
Ralf Friedrich: Ein virtuelles Team nutzt moderne Technologien zur Kommunikation. Es gibt einige Tools, die die Zusammenarbeit von Teams effektiv unterstützen. Jedes Team hat spezielle Anforderungen an technische Hilfsmittel: Geht es vor allem darum, virtuelle Meetings zum Informationsaustausch zu unterstützen oder sollen kreative Lösungen in einer virtuellen Umgebung entwickelt werden? Viele Unternehmen geben die Tools und Applikationen verpflichten vor, die aber für viele virtuelle Teams nicht geeignet sind und die nicht auf deren Bedürfnisse angepasst werden können. In solchen Situationen hat der Teamleiter ein Problem. Ein weiteres Problem ist, dass über 80% dieser Leiter keine ausreichende Schulung im Umgang mit den Tools für virtuelle Teams erhalten haben, die in dem Unternehmen eingesetzt werden. Erst wenn sie diese Schulung erhalten haben, wissen sie überhaupt, was diese Tools für sie leisten können und was nicht.

NPZ: Welche Maßnahmen können Unternehmen ergreifen, um die Zusammenarbeit in virtuellen Teams zu verbessern?
Ralf Friedrich: Ich beobachte häufig, dass das Top-Management nicht die Notwendigkeit sieht, Mitarbeiter für das Arbeiten in virtuellen Teams zu schulen. Neulich sagte mir eine Führungskraft, dass es bei virtuellen Teams ohnehin immer zu Problemen komme, dies liege in der Natur von virtuellen Teams. Da muss ich natürlich heftig widersprechen. Heutzutage haben wir die richtigen Tools, die richtigen Methoden und das Wissen, um tolle Teamleiter für virtuelle Teams auszubilden. Hier muss sich die Haltung des Managements ändern. Die Einstellung, dass die Arbeit mit virtuellen Teams gleichbedeutend mit persönlichem Leid sei, gehört der Vergangenheit an. Heute wissen wir, dass virtuelle Teamarbeit Spaß machen kann und dazu noch effektiv ist. Ein Reifegradmodell wie VTMM hilft Unternehmen dabei, Schwächen zu erkennen und abzustellen. Meist sind es kleine Dinge, die einfach verbessert und so die Produktivität des Teams deutlich erhöht werden kann.