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Software Urlaubsplanung - wie Du für eine schnelle und einfache Urlaubsorganisation sorgst

Jens Steinbicker
09.06.2020 | 5 min Lesezeit

Wie Du mit der Software Urlaubsplanung die Urlaubszeiten Deiner Mitarbeiter leicht und sicher im Blick behältst. 

Die Urlaubsplanung ist angesichts der eingeplanten Personentage meist die größte Herausforderung für Unternehmen. Sie hat Auswirkungen auf alle Abteilungen und Vorhaben. Insbesondere dann, wenn Mitarbeiter parallel in mehreren Projekten mitarbeiten bzw. eingeplant werden, beeinflussen Urlaubstage häufig den Projekterfolg. Denn sofern die Jahresurlaubsplanung nicht in das Ressourcenmanagement des Unternehmens integriert ist, werden die Portfolioplanung, die Auswahl von Projekten und die Entscheidung, wann welches Vorhaben umgesetzt werden kann, zum Vabanquespiel. Projekte liegen urlaubsbedingt brach und zugesagte Fristen geraten in Schieflage. Eine moderne Software Urlaubsplanung löst diese Herausforderungen.

Die wichtigsten Vorteile des Software Urlaubsplaner von Can Do

Can Do ist eine auf ganzheitliches Ressourcenmanagement spezialisierte Projektmanagement Software  und hat ihre Lösung um eine Applikation zur professionellen Urlaubsplanung erweitert.

Bearbeitung der Urlaubsanträge per Knopfdruck mit der Software Urlaubsplanung

Durch die Integration des Urlaubs in die unternehmensweite Kapazitätsplanung bietet Dir Can Do eine Urlaubsplaner Software, mit der Du Urlaub per Mausklick beantragen, genehmigen oder ablehnen kannst.

Integration der urlaubsbedingten Abwesenheiten in die Kapazitätsplanung mit der Software Urlaubsplanung

Mit der Software Urlaubsplanung kannst Du urlaubsbedingte Abwesenheiten in die Kapazitätsplanung integrieren. Die integrierte Urlaubsplanung gibt Dir transparenten Einblick in die Verfügbarkeiten Deiner Mitarbeiter und gleicht die beantragten Urlaubstage mit den zeitlichen Erfordernissen der jeweiligen Projekte ab. Unliebsame Überraschungen in der Planung gehören damit der Vergangenheit an.

Klarer Überblick über die noch nicht beantragten Urlaubsansprüche mit der Software Urlaubsplanung

Als Vorgesetzter hast Du stets den Überblick über die genommenen, beantragten und restlichen Urlaubstage in Deinem Verantwortungsbereich und kannst vorteilhaft disponieren. Risiken in Projekten und Abteilungen, die durch den beantragten Urlaub entstehen könnten, werden Dir von der Software Urlaubsplanung in Echtzeit aufgezeigt.

Automatische Aktualisierung der Urlaubskonten mit der Software Urlaubsplanung

Alle Urlaubskonten der Mitarbeiter werden digital geführt und fortlaufend automatisch aktualisiert.

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Den Urlaub planen mit der Software von Can Do

Das Projektmanagement Tool mit den Urlaubsplaner Funktionen von Can Do stellt Deinen Mitarbeitern eine Kachel „Mein Urlaubskalender“ zur Verfügung sowie eine Kachel „Urlaub beantragen“. Du als Vorgesetzter erhältst zudem die Kacheln „Urlaub genehmigen“, einen Feiertagskalender sowie eine Übersicht „Jahresplanung“. Die Konfiguration des Can Do Urlaubsplaners erfolgt im Administrationsbereich.

Urlaub beantragen mit der Software Urlaubsplanung

Mit wenigen Klicks kann Dein Mitarbeiter seinen Urlaub online beantragen. Übersichtlich sieht er seinen noch zur Verfügung stehenden Resturlaub, wie viele Urlaubstage für den gewünschten Zeitraum notwendig sind – Feiertage und Wochenenden werden berücksichtigt – und wie viele Urlaubstage ihm nach der Beantragung noch bleiben.

Die im Unternehmen üblichen Urlaubsarten (z.B. Erholungsurlaub, Sonderurlaub, Bildungsurlaub usw.) werden dabei vollständig berücksichtigt. Gleichzeitig kann er prüfen, ob durch seinen Wunschurlaub Konflikte in anderen Planungen entstehen. Per Mausklick kann er diese mit der Software Urlaubsplaner einsehen und analysieren.

Voraussetzung dafür ist, dass diese Planungen in der Can Do Lösung hinterlegt wurden. In seinem „Urlaubskalender“ sind die Urlaubstage des Mitarbeiters entsprechend farblich hervorgehoben.

Urlaub genehmigen mit der Software Urlaubsplanung

Die Anfragen Deiner Mitarbeiter kannst Du in der zur Software Urlaubsplanung gehörenden Kachel „Urlaubs genehmigen“ einsehen.

Dabei siehst Du den Zeitraum des beantragten Urlaubs, die Anzahl der dafür benötigten Tage sowie den noch verbleibenden Resturlaub für das Jahr.

Außerdem siehst Du, ob der beantragte Urlaub Überlastungen in der unternehmensweiten Kapazitätsplanung auslöst.

Im Urlaubskalender hast Du zudem den Überblick über alle genommenen, genehmigten und beantragten Urlaube Deiner Mitarbeiter. Die genehmigten Tage werden automatisch vom Urlaubskonto abgezogen.

Jahresplanung mit der Software Urlaubsplanung

In der Urlaubsplaner Software App Jahresplanung ist der Urlaub der einzelnen Mitglieder Deiner Abteilung hinterlegt – sowohl der beantragte als auch der genehmigte, der bereits genommene und der restliche Urlaub.

Somit erhältst Du eine Übersicht darüber, wann in Deiner Abteilung Urlaube anstehen, wer wann Urlaub hat und welche Menge an restlichen Urlaubstagen pro Person und für die ganze Abteilung noch in der Kapazitätsanalyse berücksichtigt werden müssen. 

Feiertagskalender mit der Software Urlaubsplanung

Ein umfassender Feiertagskalender zeigt Dir nicht nur die für einen Standort hinterlegten Feiertage an, sondern auch Schulferien und sonstige für das Unternehmen relevante Schließ- und Abwesenheitstage, die kundenspezifisch ergänzt werden können.

Tipps für die Urlaubsplanung mit einer Urlaubsplaner Software

  • Lasse die Linientätigkeiten in Deine Kapazitätsberechnung einfließen. Je mehr weitere „Kapazitätsminderungen“ - wie Weiterbildungsmaßnahmen oder Sonderurlaube - Du einplanst, desto genauer kann die Auslastung analysiert und prognostiziert werden.
  • Urlaube werden in der Regel vom Abteilungs- oder Bereichsleiter genehmigt, nicht vom Projektleiter. Daher müssen sich Deine Linien- und Projektverantwortliche auf Basis einer einheitlichen Datenlage austauschen, um eine optimale Termin- und Zeitplanung vereinbaren zu können.
  • Beginne frühzeitig mit der Urlaubsplanung. Auch wenn die exakten Daten, wann wer Urlaub nimmt, noch nicht bekannt sind, solltest Du für eine langfristige Planung (z.B. Jahresplanung) den Urlaub kapazitiv berücksichtigen. Sobald Du den Urlaub genehmigst, wird er von dem Kontingent abgezogen.
  • Die Urlaubsplanung musst Du schon auf der Ebene der Projektportfolios berücksichtigen. Da Urlaube rund 13% der Kapazitäten binden, übernimmt sich sonst die Organisation. Denke auch daran, dass sich die Urlaubstage nicht gleichmäßig aufs ganze Jahr verteilen.
  • Aus der Vergangenheit lassen sich Muster erkennen, wann wie viel Urlaub genommen wurde. Es sollte Dich also nicht überraschen, dass beispielsweise während der Schulferien häufiger Urlaub genommen wird.
  • Berücksichtige Feiertage und die Brückentage, die gerne genommen werden. In Deinem Projektkalender und in der Auslastungsanalyse sollten alle Feiertage hinterlegt sein.
  • Vereinbare bei Großprojekten mit den Projektmitarbeitern eine Art Projektpause, in der möglichst der Urlaub genommen werden kann und soll.
  • Etabliere ein echtes Vertretersystem, bei dem die Vertreter eingearbeitet werden und stets auf dem aktuellen Projektstand sind.

 

Kleinteiligen Urlaub mit der Software zur Urlaubsplanung richtig organisieren

Viele Projekte geraten insbesondere im Sommer ins Stocken, weil die Projektmitarbeiter im Urlaub sind. Dabei ist der Urlaub des Einzelnen nur ein Teil der Problematik. Auch das ständige Kommen und Gehen im Projektteam sowie ein agiles Projektmanagement  - wie auch hybrides Projektmanagement  und Multiprojektmanagement  - verbunden mit Übergaben und unvollendeten Aufgaben bringt die Vorhaben zusätzlich ins Stocken: Die Projekte dauern länger als geplant, sie werden aufwändiger und damit auch teurer.

Nicht selten stehen ganze Projekte mehrere Wochen still oder scheitern, weil ein einzelner Experte, eine Schlüsselressource, in Urlaub ist. Schätzungen zufolge ist eine mangelhafte Urlaubsplanung aufgrund fehlender Urlaubsplanung Software für bis zu 40 Prozent aller Ressourcenprobleme in Projekten verantwortlich.

Betriebsferien oder ferienbedingte Werksschließungen, die die Urlaubsplanung wesentlich vereinfachen, sind seltener geworden. Urlaub ist ein individuelles Anliegen des Mitarbeiters, er wird gerne recht spontan beantragt und am liebsten tageweise genommen.

In der Regel muss der Urlaub genehmigt werden, es sei denn, es gibt dringende betriebliche Belange, die gegen einen Urlaub sprechen. Eine integrierte Urlaubsplanung, in der das Zusammenspiel von Urlaub, Projektarbeit und Linientätigkeiten vollumfänglich berücksichtigt wird, zeigt Dir sofort alle Überlastungen und Probleme auf, die durch die Urlaubstage entstehen würden. Dies schafft Transparenz und ermöglicht eine beidseitige Rücksichtnahme.  

Selbstorganisation und Kapazitätsvergleich mit der Software Urlaubsplanung

Schafft es ein Unternehmen, die fachliche Arbeit in den Abteilungen, die Projekttätigkeiten und die Urlaube ganzheitlich mit einer Urlaubsplaner Software zu planen, ist ein erster großer Schritt gelungen.

Der Teufel steckt aber bekanntlich im Detail – in diesem Fall in der Berechnung möglicher Überlastungen. Eine lineare Verteilung der einzelnen Aufwände greift zu kurz: Eine Planung, die wie eine Art Stundenplan tage- und stundengenau regelt, was der Mitarbeiter wann zu tun hat, ist nicht mehr zeitgemäß. Stattdessen wollen sich Mitarbeiter immer mehr selbst organisieren, also agil arbeiten. Zudem sind die Aufwände, wie lange sie für die Erledigung einer Arbeit benötigen, häufig nicht exakt bekannt. Dieses Zusammenspiel von Selbstorganisation und der Ungenauigkeit bei der Aufwandschätzung verlangt ein dynamisches Verfahren bei der Auslastungsberechnung. Eine lineare Betrachtung greift hier definitiv zu kurz

Fatal wird eine lineare Verteilung der Urlaube in der Jahresplanung auf Portfolioebene: Werden die urlaubsbedingten Abwesenheiten einfach linear auf der Zeitachse verteilt, ist die Planung im Portfolio letztlich zum Scheitern verurteilt – vor allem während der Schulferien werden deutlich weniger Mitarbeiter zur Verfügung stehen, als eine lineare Kapazitätsverteilung errechnet. Dafür wird der ein oder andere Mitarbeiter außerhalb solcher Ferien- und Urlaubszeiten nicht ausgelastet sein. Die Folge sind Projektverzögerungen und Mehrkosten.

Der Urlaub ist im Detail für das folgende Jahr meist nicht bekannt. Das ist die häufigste Begründung, warum Urlaub in der Planung oft vollständig vernachlässigt wird. Häufig wird die Anzahl der zur Verfügung stehenden Arbeitstage einfach pauschal reduziert. Auf das Jahr gesehen stimmt das zwar, aber in den Projekten stimmt es nicht. Der Jahresurlaub ist laut Arbeitsvertrag bekannt und kann für das Jahr geplant werden. Mit agilen Verfahren kannst Du den Urlaub dank einer Software Urlaubsplanung in der Portfolioplanung berücksichtigen. 

Jens Steinbicker
GESCHRIEBEN VON

Jens Steinbicker

Jens ist als Mitglied der Geschäftsführung unter anderem für den Vertrieb, die Marketingstrategie und die Internationalisierung von Can Do verantwortlich.