Kapitel 1 #Lektion 1.2.2

Kapazitätsplanung in Scrum-Projekten

 

 

In Werkzeugen wie Jira gibt es in diesem Sinne keine Kapazitätsplanung. Es existieren zwar Add-ons, die so etwas suggerieren, allerdings von einer professionellen Kapazitätsplanung weit entfernt sind.

Das ist weniger problematisch als es klingt, da eigentlich die Kapazitäten nur für einen Sprint, sprich für wenige Wochen, geplant werden müssen. Das kann das Team meist aus dem Kopf. Eine langfristige Planung findet, wenn überhaupt, in anderen Werkzeugen wie MS-Excel statt.

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KAPAZITÄTEN RICHTIG PLANEN

Unberücksichtigt bleiben weitgehend Kapazitätseinschränkungen wie Urlaube oder Feiertage sowie geplante Aktivitäten, die Teammitglieder in anderen Projekten durchführen müssen. Das muss das einzelne Teammitglied beim Zusammenstellen seiner Storys also im Kopf haben.

Überlastetes Team aufgrund von StorysÜberlastetes Team aufgrund von Storys

Teamsicht mit namentlich geplanten und generisch (virtuell) angeforderten RessourcenTeamsicht mit namentlich geplanten und generisch (virtuell) angeforderten Ressourcen

In der Theorie ist ein Scrum Team exklusiv, d.h. das Team arbeitet nur an einem Projekt und macht nichts anderes. Das ist in der Praxis in den Unternehmen fast unmöglich, da die Qualifikationen (Skills) der Teammitglieder entweder nicht durchgehend benötigt werden oder wild zwischen den Aufgaben hin- und herspringen.

Weiterhin ist eine eiserne Regel, dass keine Storys in einem laufenden Sprint dazukommen, keine Personen abgezogen werden (auch nicht kurzzeitig) und das Team völlig in Ruhe gelassen wird. Diese Anforderungen sind wichtig, da sich so das Team voll auf die Arbeit konzentrieren kann. Häufig ist dies aber im Alltag in Unternehmen nicht realisierbar.

Sprints scheitern häufig, weil die angedachte Verfügbarkeit des Teams selbst für einen kurzen Sprint von 2 Wochen nicht sichergestellt werden kann. Irgendwas ist immer!

 

DIE PROBLEMATIK DES MULTIPROJEKTMANAGEMENTS

Die Problematik in den Unternehmen ist ein Multiprojekt- und Multiressourcenmanagement. Es laufen viele Projekte parallel zum Tagesgeschäft, Änderungen von Anforderungen die Planung etc. Dies wird häufig in verschiedenen Tools nach verschiedenen Methoden durchgeführt.

Die Unternehmen berücksichtigen den Unterschied zwischen Einzelprojektmanagement und Multiprojektmanagement nicht. Alle Projekte sind irgendwie über die Ressourcenplanung miteinander verbunden.

Mitarbeiter müssen in fast allen Firmen ihre Arbeitszeit erfassen.

Dies hat viele Gründe und ist wichtig für die Kosten-/Leistungsrechnung und andere betriebswirtschaftliche Analysen, die sich auf Ist-Kosten beziehen. Es gibt aber noch einen anderen wichtigen Punkt, der für eine solide Ist-Zeiterfassung spricht.

Wenn ein Teammitglied weniger Zeit für eine Story hat als geplant, fällt die Differenz zwischen der Planung und dem Ist nicht einfach weg. Die „verlorene“ Zeit muss – im Sprint – nachgearbeitet werden. Das kann sehr kompliziert werden und wird häufig nicht berücksichtigt.

Es kann also zu Überlastungen von einzelnen Personen in einem Sprint kommen, weil sie einfach nicht so viel Arbeitszeit in das Thema stecken konnten, wie sie am Anfang des Sprints gedacht hatten.

Persönliche Planung eines TeammitgliedsPersönliche Planung eines Teammitglieds

 
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