StartseiteHome » Blog » Reportings im Multiprojektmanagement

Reportings im Multiprojektmanagement

Projektübergreifende Berichte über Ressourcen, Auslastung und Risiken

Die Multiprojektmanagement-Software von Can Do ist für die strategische Führung von Projektportfolios geeignet. Die Software ist in der Lage, projektübergreifende Berichte für verschieden Kategorien zu erstellen. Sie gibt unter anderem einen Überblick über den Status der einzelnen Projekte, ermöglicht Meilenstein-Trendanalysen und Risikobetrachtungen.

Projektstatusbericht

Personalbedarfsanalyse

Kostenbericht

Multiprojektmanagement – Ressourcen, Auslastung und Risiken im Blick haben

Im Multiprojektmanagement werden einzelne, unabhängige Projekte übergreifend geplant, koordiniert, gesteuert und überwacht. Um diese Projekte erfolgreich umzusetzen, fallen diverse Managementaufgaben an wie beispielsweise das Lösen von Ressourcenkonflikten und Engpässen, die Koordinierung wechselseitiger Abhängigkeiten zwischen den Projekten sowie das Erkennen von Synergieeffekten. Diverse Multiprojektmanagement Methoden sowie die Auswahl der geeigneten Multiprojektmanagement Software tragen dazu bei, den Projektleiter bei der Planung, Steuerung und Überwachung von mehreren Projekten – den so genannten Projektportfolios – zu unterstützen. Dabei wird häufig ein Multiprojektmanagement Tool eingesetzt, das als Teil einer Projektmanagement Software bei der Projektkommunikation, der Projektdarstellung und der Einhaltung des Projektbudgets sowie beim Ressourcenmanagement unterstützt.

Projekte erfolgreich managen im Multiprojektumfeld

Häufig wird zur erfolgreichen Bewältigung der anfallenden Aufgaben ein Project Management Office (PMO) eingerichtet. Dieses analysiert die Projektportfolios und überprüft, ob diese strategisch an den Unternehmenszielen ausgerichtet sind und ob die richtigen Prioritäten gesetzt wurden. Um die wirtschaftlich erfolgreiche Abwicklung der Vielzahl von Projekten zu gewährleisten, müssen Ressourcenkonflikte sowie Personal- und Budgetengpässe laufend im Auge behalten und gelöst werden.

Eine der Herausforderungen im Multiprojektmanagement besteht darin, dass die Vielzahl der parallelen Projekte mit demselben Ressourcenpool umgesetzt werden müssen. Dabei kommt es immer wieder zu Überraschungen wie beispielsweise Terminverschiebungen, Ressourcenkonflikten, Qualitätseinbußen und unerwünschten Kostensteigerungen.

Das hat folgende Gründe:

  • Projektleiter haben häufig nicht den vollständigen Überblick über alle laufenden Projekte und die zur Verfügung stehenden Ressourcen
  • Projekte laufen in verschiedenen Unternehmensbereichen, sodass die Ressourcen unternehmensweit übergreifend geplant und eingesetzt werden müssen
  • Projekte werden über Ländergrenzen hinweg umgesetzt (Internationalisierung)
  • Es bestehen Abhängigkeiten unter den einzelnen Projekten
  • Bei der Auswahl der Projekte werden falsche Schwerpunkte gesetzt bzw. die Prioritäten ändern sich im Laufe der Projektabwicklung
  • Die Projektkosten können nicht ohne Weiteres an die Erfordernisse des laufenden Projektes angepasst werden, da sie in das vordefinierte Budget passen müssen
  • Die Planung der Termine und Aufwände ist oft unrealistisch
  • Es mangelt an Erfahrung in der Leitung mehrerer Projekte
  • Es werden insbesondere bei Ressourcenengpässen häufig falsche Entscheidungen getroffen
  • Die Projekte wurden nicht umfassend dokumentiert
  • Häufig werden die Anforderungen an das Berichtswesen immer umfangreicher
  • Agiles Projektmanagement erfordert aufgrund Flexibilität und Dynamik der Abläufe Entscheidungen in kurzer Zeit

Daher ist es wichtig, die passende Lösung für das erfolgreiche Multiprojektmanagement auszuwählen und sicherzustellen, dass alle Risiken durch passende Reportings transparent aufbereitet und in Echtzeit eingesehen werden können. Dieses ermöglicht ein frühzeitiges Eingreifen und die laufende, erfolgreiche Steuerung der Projekte. Hilfreich kann es ebenfalls sein, ein Multiprojektmanagement Beispiel zu formulieren, das exemplarisch den Umgang mit einer vielseitigen Projektlandschaft erläutert.

Wie Sie Ihr Multiprojektmanagement mit Can Do unterstützen können

Can Do zählt zu den Projektmanagement Tools,die einen Überblick über alle laufenden Projekte sowie die geplanten Ressourcen und deren Skills in Echtzeit ermöglichen. Mit den entsprechenden projektübergreifenden Berichten zur Auslastung sowie zu Risiken und Ressourcen haben Sie die passenden Multiprojektmanagement Tools an der Hand, um die strategische Führung von Projektportfolios sicherzustellen. Dabei ist die Projektmanagement Software in der Lage, projektübergreifende Berichte für verschieden Kategorien zu erstellen. Sie gibt unter anderem einen Überblick über den Status der einzelnen Projekte, ermöglicht Meilenstein-Trendanalysen und Risikobetrachtungen. Um die Vielzahl der Projekte einer Multiprojektumgebung effizient verwalten zu können, sollten Sie Ihre Projekte nach bestimmten Standards aufbauen und strukturieren. Ebenfalls müssen Prozesse definiert werden, wie Projekte in Ihrem Unternehmen geplant und laufend aktualisiert werden. Um diese Aufgaben übergreifend zu managen, empfiehlt sich die Einrichtung eines Project Management Office, das den Überblick über die Projektlandschaft behält und die Projekte zentral verwalten und steuern kann.

Werden Projekte unkoordiniert begonnen, kann Ihr Projekt- und Tagesgeschäft nachhaltig gefährdet werden: Zentrale Bereiche und Abteilungen werden durch zusätzliche Aufgaben überlastet, verlieren den Überblick über die Priorität einzelner Projekte und bringen wichtige Projekte in Schieflage. Mit Can Do werden die Projektanfragen des Unternehmens zunächst gesammelt, bewertet und gemäß den strategischen Vorgaben priorisiert. Dabei sehen Sie sofort, wann Sie über die notwendigen Kapazitäten für die Umsetzung verfügen und können die wichtigsten Projekte kontrolliert freigeben und in die Multiprojektlandschaft integrieren. Bei der strategischen Ressourcen- bzw. Kapazitätsplanung geht es darum, dass Sie vorausschauend Mitarbeiter mit den notwendigen Skills für ein Projekt bereitstellen. Dabei werden Sie durch das skillbasierte Ressourcenmanagement von Can Do unterstützt und können gewährleisten, dass strategisch relevante Projekte zum richtigen Zeitpunkt mit geeigneten Mitarbeitern umgesetzt werden können. Andernfalls riskieren Sie Terminverschiebungen, steigende Projektkosten, nervenaufreibende Konfliktsituationen und damit auch unzufriedene Kunden. Ebenfalls vergeben Sie bei schlechter Planung Chancen, weil die nötigen Skills nicht rechtzeitig beschafft werden können.

Ressourcenkonflikte vermeiden und Daten inhaltsübergreifend übertragen

Wesentlicher Bestandteil bei der Ressourcenplanung und häufiger Konfliktherd ist nach wie vor die Abstimmung zwischen Projekt- und Abteilungsleiter. Auch hier ist Can Do die Projektmanagement Lösung der Wahl, da sie die ganzheitliche, skillbasierte Ressourcenplanung über Abteilungsgrenzen hinweg ermöglicht und die Planung mit ungenauen – und damit realistischen – Daten erlaubt. Das bedeutet, dass personelle Aufwände besser geschätzt werden können, Mitarbeiter mit den gewünschten Fähigkeiten zum relevanten Zeitpunkt tatsächlich zur Verfügung stehen und die Planung von vornherein in einem bestimmten zeitlichen Rahmen an sich ändernde Projektinhalte und Liefertermine angepasst werden kann. Can Do hat ein plattformneutrales und offene System entwickelt, da mit nahezu jedem anderen System kommunizieren und interagieren kann.

Da Projektleiter und Controller bei der Durchführung ihrer Arbeiten auf die Daten des jeweils anderen angewiesen sind, bietet Can Do beispielsweise eine Anbindung an verschiedene SAP-Module. Diese ermöglicht die automatische Übertragung der Daten in beide Richtungen und eine zeitgerechte monatliche Abrechnung sowie eine zeitnahe Verteilung von Restbudgets zwischen den Projekten. Die Multiprojektmanagement-Software von Can Do ist für die strategische Führung von Projektportfolios geeignet und benötigt aufgrund der Appification und der damit verbundenen intuitiven Benutzerführung wenig Schulungsaufwand. Die Software ist in der Lage, projektübergreifende Berichte für verschieden Kategorien zu erstellen. Sie gibt unter anderem einen Überblick über den Status der einzelnen Projekte, ermöglicht Meilenstein-Trendanalysen und KI-basierte Risikobetrachtungen.

Mit den Dashboards können Projektmanager Ihre Projektlandschaft laufend in Echtzeit überblicken, mögliche Risiken erkennen und Projekte in Echtzeit steuern. Durch die Priorisierung Ihrer Projekte haben sie stets den richtigen Fokus. Mit der skillbasierten Ressourcenplanung über das gesamte Unternehmen hinweg garantieren Sie, dass stets die richtigen Mitarbeiter im Einsatz sind und fristgerecht zur Verfügung stehen. Das Projektreporting sorgt für die notwendige Transparenz bezogen auf den Projektfortschritt und die Einhaltung der Budgetvorgaben.