Dieser IT-Dienstleister verdient sein Geld hauptsächlich damit, Personal für Entwicklungsprojekte bei Kunden zur Verfügung zu stellen. Die Personen sind teilweise als ganzes Team über mehrere Monate direkt beim Kunden im Einsatz. Das Personal wird dort auf den Jira-Servern der Kunden verwaltet.
Der IT-Dienstleister selbst hat Can Do bisher nicht im Einsatz. Auch die Auslastung der Mitarbeiter beim Kunden sind keine Anforderung für den IT-Dienstleister, da diese zu 100% beim Kunden sind und deren Kapazität dort geplant wird (oder auch nicht).
Allerdings muss der IT-Dienstleister die Ist-Zeiten seiner Mitarbeiter als Grundlage für die Abrechnung erfassen und sicher dokumentieren. Bisher mussten die Mitarbeiter in den verschiedenen Firmen ihre Ist-Zeiten und ihre Tätigkeiten, die sie dort verrichten, aufwendig in Excel erfassen. Auf dieser Basis wurden dann in SAP umständlich Rechnungen mit Leistungsnachweisen erstellt.
Mit Genehmigung der Kunden wird ein Can Do-Server mit den Jira-Servern der Kunden über das Interface verbunden. Als Benutzer für die Schnittstelle wird ein vorhandener Mitarbeiter des IT-Dienstleisters eingesetzt, der nur Zugriff auf gemeinsame Projekte hat. Der Can Do-Server „sieht“ somit die gleichen Daten, die auch die Anwender des IT-Dienstleisters in Jira sehen.
Es werden lediglich die Mitarbeiter des IT-Dienstleisters zentral synchronisiert. Mitarbeiter des Kunden werden ignoriert. Diese Personen arbeiten weiterhin mit den Jira-Servern der Kunden wie gewohnt, die Leistungsverschreibung erfolgt aber nun automatisch für alle Mitarbeiter in dem zentralen Can Do-System, das mit SAP (SAP-PS) verbunden wurde (Standardschnittstelle). Die Abrechnung in SAP kann nun automatisch durchgeführt werden. Für den Leistungsnachweis gibt es in Can Do eine
eigene App.
Die Zeitersparnis ist erheblich und mögliche Fehler, die durch das „Abtippen“ entstehen, werden vermieden.
Ein IT-Bereich eines Konzerns hat weltweit 8 Standorte mit insgesamt 12 Jira-Servern. Es werden Projekte aller Art weltweit abgewickelt, die Teams werden teilweise international virtuell entsprechend deren Fähigkeiten (Skills) zusammengestellt.
Der Projektantragsprozess erfolgt direkt in Can Do über das Demand Management.
Das Management (CIO) hat das Problem, die richtigen Projekte auszuwählen und die diese Projekte freizugeben.
Dazu werden in Can Do auch alle laufenden Projekte automatisch berücksichtigt. Für jedes dieser Projekte existiert in Can Do bereits ein grob geplantes Projekt, das aber die Arbeit der agilen Teams nur als eine Summe auf einer „Entwicklungsphase“ zusammengerechnet.
Die Überwachung der Planung und das Fortschreiben der Ist-Stunden der Mitarbeiter ist ein erheblicher Aufwand für die Projektleiter und kostet bis zu einem halben Tag Aufwand pro Woche. Dies ist bei ca. 100 Projektleitern viel zu teuer und soll durch das Can Do-Jira-Interface vollständig automatisiert werden.
Es werden alle Jira-Server im ersten Schritt weltweit mit dem zentralen Can Do-System verbunden.
Die Projektmanager verwenden den Migrator, um mit einem Klick alle Phasen (Epics) in den Projekten zu erzeugen und sofort automatisch mit dem passenden Epic zu verbinden. Der Arbeitsaufwand für die Projektleiter ist weniger als 5 Minuten. Die Phasen könnten auch manuell in den existenten Projekten erzeugt und verbunden werden.
Manche Projekte haben bis zu 30 Epics und der Migrator spart einfach Zeit.
Innerhalb einer Woche sind alle Projekte aller Jira-Server mit Can Do verbunden. Die zeitliche Einsparung für die Projektleiter beläuft sich auf ca. 200 Personentage Aufwand pro Monat, da die Daten nicht mehr manuell abgeglichen werden müssen.
