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Projektmanagement-Interview: Can Do im Gespräch mit Dr. Roland Ottmann

Roland Ottmann ist Gründer der Ottmann & Partner GmbH Management Consulting und gilt als ausgewiesener Experte für Projektmanagement. Er studierte Maschinenbau sowie Betriebswirtschaftslehre (MBA) und promovierte zum Dr. Phil. an der Ecole Supérieure de Commerce – Lille et Paris. Seit 1985 hat er praktische Erfahrung im Projektmanagement als Projekt- und Programmleiter, Berater, Trainer (u.a. für das 4 Level Qualifizierungskonzept der IPMA International Project Management Association) und Coach für Projekt- und Programmmanager. 1996 initiierte er den Deutschen Projektmanagement Award und 1998 den International Project Management Award.

Dr. Roland Ottmann © Schaufuß Film Produktion, Aarti SörensenCan Do: Herr Dr. Ottmann, Sie sind seit gut 25 Jahren als Projektleiter tätig. In Ihrem Buch Der nackte ProjektManager bezeichnen Sie den Beruf des Projektmanagers als Ihren Traumberuf. Was macht für Sie der besondere Reiz an diesem Job aus?
Dr. Roland Ottmann: Die Schwierigkeiten eines Projekts, seine Herausforderungen, das macht das Salz in der Suppe aus, das ist der Reiz! Jedes Projekt liefert neue Anforderungen, gibt die Chance, neue Menschen kennen zu lernen und damit die Möglichkeit des persönlichen Wachstums. Projekte sind für mich die Basis für lebenslanges Lernen. Es gibt kein Arbeitsfeld, das ähnlich gute Möglichkeiten schafft, als das des Projektmanagements.

 

Can Do: Gleichzeitig sprechen Sie auch die Gefahren Ihres Traumberufs offen an. Ein zu großer Einsatz für seine Projekte kann zu ernsten Gesundheitsschäden führen, ebenso kann das Privatleben unter zu großem Engagement leiden. Wie kann ein Projektmanager hier die Grenzen finden zwischen „gesundem“ und „ungesundem“ Engagement und welche Mechanismen muss er etablieren, um die selbst gesetzten Grenzen einzuhalten?
Dr. Roland Ottmann: Projekte sind u.a. durch Teamarbeit gekennzeichnet und durch eine projektspezifische Arbeitsorganisation, da liegt für mich der Schlüssel zum Erfolg. Ich muss meine Arbeit einer kritischen Reflexion durch meine Teammitglieder, meinen Lenkungsausschuss, aber auch durch meine Familie unterziehen. Konkret: Ich muss mir regelmäßig Feedback einholen. Ich stelle die Fragen „was könnte besser gemacht werden?“ und „was kann weiterhin so durchgeführt werden“? Das sind Fragen, die Raum zum Wachsen geben, helfen zu konsolidieren und mich davor bewahren, Grenzen zu überschreiten.

 

Can Do: Der nackte ProjektManager muss – bildlich gesprochen – eine Vielzahl von Klippen umschiffen und sich mehrmals auf stürmischer See beweisen. In ihrem Buch stellen Sie viele Methoden vor, die helfen, den Projektalltag zu meistern. Welchen dieser Methoden messen Sie die größte Bedeutung zu?
Dr. Roland Ottmann: Da ich ein Prioritätenmanager bin, sind für mich die Methoden am hilfreichsten, mit denen ich meine Prioritäten gut abschätzen kann. Am stärksten wirkt für mich das „Eisenhower-Prinzip“. Es hilft mir, die wichtigen und dringlichen Dinge zu erkennen, damit kann ich mein Arbeitsumfeld gestalten und meine Projekte vorwärts bringen.

Can Do: Wie kann beispielsweise ein modernes Planungs-Tool den Projektmanager unterstützen? Welche Eigenschaften muss eine Projektmanagement-Software Ihrer Meinung nach aufweisen, um dem Projektleiter optimal zu unterstützen?
Dr. Roland Ottmann: Das was im Kleinen von Bedeutung ist, ist es auch im Großen. Für mich liegt der Erfolgsfaktor beim Einsatz von Software genau in diesem Bereich: Unterstützung beim Prioritätenmanagement. Und das muss die Software leisten: Aufzeigen der Engpässe und Schaffung einer Kommunikationsbasis, für den Dialog mit meinen Projektbeteiligten.
Es ist nicht die Frage, wie man etwas macht, es ist die Frage, warum man etwas macht. Meine Teammitglieder, aber auch mein Auftraggeber müssen sehen können, wo der Hase im Pfeffer liegt, dann haben wir die Möglichkeit, gemeinsam einen guten Job zu machen. Dabei muss mich die Projektmanagement-Software unterstützen.

Can Do: Wenn Sie auf Ihre gut 25jährige Erfahrung als Projektmanager zurückschauen: Was sind die größten Gefahren für ein Projekt? Was sind die häufigsten Gründe eines partiellen oder totalen Scheiterns?
Dr. Roland Ottmann: Projekte sind im Bereich des operativen Managements angesiedelt. Viele Projekte scheitern, weil das Top-Management die Strategien ändert, damit auf die Projektziele einwirkt und dann geht es ganz schnell den Berg hinab.
Es gibt aber auch tolle Top-Manager, die einen Schirm über das Projekt halten, die Teamarbeit unterstützen und dennoch wird das Projekt ein Fehlschlag. Der Projektleiter hatte oftmals nicht die Kompetenz, d.h. Wissen und Erfahrung, die Methoden des Projektmanagements richtig anzuwenden. Das kann aber in unseren Seminaren erlernt und trainiert werden.
Dann gibt es erstklassige Top- und Projektmanager, die die richtige Umwelt für ein Projekt schaffen und auch noch die richtigen Werkzeuge einsetzen. Dann stellen wir fest, dass die Chemie im Team nicht stimmt, das Projekt fährt gegen die Wand.
Projekte werden ein Erfolg wegen der Menschen, die hinter dem Projekt stehen, und aus dem gleichen Grunde gehen sie den Bach runter – wegen der Menschen im Projekt, ihren Kompetenzen (Know-how) und ihren Fähigkeiten (Can-do) zur Umsetzung, aber auch wegen ihrer Unzulänglichkeiten.

Can Do: Obwohl laut verschiedenen Studien bis zu 70% der Projekte scheitern, gibt es keine Alternative zur Projektarbeit. Wie sehr wird Ihrer Meinung nach projektorientiertes Arbeiten weiterhin den Arbeitsalltag verändern? Befinden wir uns angesichts immer schneller wechselnder Rahmenbedingungen, auf die die Unternehmen reagieren müssen, auf dem Weg zur Projektfirma?
Dr. Roland Ottmann: Das kann ich schwer beantworten. Mir fehlt das Wissen darüber wie viele Projekte begonnen wurden, mir fehlt aber auch das Wissen, wie viele Projekte erfolgreich beendet wurden. Ergo, ich habe keine Ahnung, wie man zu der Aussage kommt, dass bis zu 70% der Projekte scheitern.
Sicherlich wird projektorientiertes Arbeiten den Arbeitsalltag verändern. Aber auch eine neue Generation Projektmanager wird das tun! Menschen die mit dem Musiksender MTV aufgewachsen sind, arbeiten anders, als die, die sich die Westernserie Bonanza angesehen haben. Neue Technologien ändern unseren Arbeitsalltag und eine weiter schrumpfende Welt zwingt uns zu neuen Kommunikationsformen. Wir leben nicht in einem gemütlichen „globalen Dorf“, sondern in einem abenteuerlichen „globalen Dschungel“ mit darin eingebetteten Dörfern. Eine Projektfirma wird es wohl nicht geben, im Dorf kann und darf weiterhin mit „Routinen“ gearbeitet werden. Dennoch müssen wir die Projektarbeit weiterentwickeln, um im „Dschungel“ bestehen zu können. Die Kunst besteht darin, die richtigen Projekte auf Kurs zu bringen und bei wechselnden Rahmenbedingungen auf Kurs zu halten. Das ist aber nichts wirklich Neues, das war immer so und das wird sich auch nicht ändern.

Can Do: In Ihrem Buch ermutigen Sie den Leser immer wieder, auf seine Menschlichkeit und seinen gesunden Menschenverstand zu vertrauen. Welche Eigenschaften zeichnen einen Projektmanager aus? Und wie kann er sich diese Eigenschaften aneignen?
Dr. Roland Ottmann: Ich denke ein Projektmanager braucht eine schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit „von oben“ auf eine Sache drauf zu sehen, den richtigen Zugang zur Aufgabe und Einfühlungsvermögen für die Belange seiner Mitstreiter. Er darf Fehler machen, muss aber unbedingt daraus Lehren ziehen. Er besitzt Lernfähigkeit. Das ist meines Erachtens seine herausragende Eigenschaft. Wie soll er sich das aneignen? Indem er sich seine kindliche Neugierde bewahrt und die Fragen stellt, die wir alle aus der „Sesamstraße“ kennen – Wer, wie, was? Wieso, weshalb, warum?

Can Do: Ihr Buch Der nackte ProjektManager überzeugt einerseits durch den hohen Informationsgehalt, gleichzeitig durch die sehr unterhaltsame Art und Weise der Präsentation. Beispielsweise haben Sie Comics in das Buch integriert aber auch Kapiteln ein Zitat eines Gelehrten oder eines Philosophen zur pointierten Zusammenfassung hinzugefügt. Welche Bücher findet man bei Ihnen im Regal – eher das philosophische Werk oder gar einen Comic? Welches Buch lesen Sie derzeit?
Dr. Roland Ottmann: Gleich vorne weg, Comics sind dabei. Bei mir finden Sie natürlich auch einen ganz dicken Stapel mit Büchern über Management. Ja, auch viele Bücher über Philosophie.
Ich lese immer mehrere Bücher gleichzeitig und i.d.R. in verschiedenen Sprachen. Derzeit lese ich von Dieter Moor „Was wir nicht haben, brauchen Sie nicht“, von Roger von Oech „Expect the unexpected or you won’t find it“ und von Thorsten Havener „Denken Sie nicht an einen blauen Elefanten“.

Herr Dr. Ottmann, vielen Dank für das sehr interessante Gespräch