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Projektmanagement-Interview mit Klaus Wiedemann

Klaus Wiedemann, Geschäftsführer der Daisho Blacksmith GmbHKlaus Wiedemann arbeitet seit mehr als 18 Jahren in den Bereichen Projektmanagement und Business-Development. Der Diplom-Informatiker mit Nebenfach Psychologie und Chartered Financial Analyst (CFA) war hauptsächlich in den Bereichen IT, Financial Services, Automotive und Venture Capital tätig und arbeitete für Unternehmen wie Accenture, BayTechVenture sowie für eine Reihe von Dax-Konzernen. Im Jahr 2006 gründete Klaus Wiedemann das Beratungs- und Software-Unternehmen Daisho Blacksmith (www.daisho-blacksmith.de), das umfassende Beratungsdienstleistungen im Bereich Projektmanagement anbietet und das Personal Information Management-Tool DAISHO entwickelt hat. Momentan berät er einen Konzern im Program Management Office eines Großprojekts.
Als akkreditierter Coach beim HighTech Gründerfonds und bei Bayernkapital unterstützte er zudem mehrfach erfolgreich Gründerteams und Startups bei der Businessplanung und beim Einwerben von Venture Capital.

Can Do: Projektorientiertes Arbeiten wird zunehmend zum beruflichen Alltag und erreicht innerhalb der Unternehmen auch immer mehr Bereiche, die nicht typischerweise mit Projektarbeit in Verbindung gebracht werden. Um Projektmanagement-Know-how aufzubauen, setzen die Firmen vermehrt auf Project Management Offices (PMOs) und auf qualifizierte Freelancer. Was sind die Hauptherausforderungen, wenn es darum geht, Projektmanagement als Methode zu installieren und zu etablieren?
Klaus Wiedemann: Die größte Herausforderung liegt sicher darin, die etablierten Prozesse und Strukturen einer Linienorganisation an die Anforderungen des Projektmanagements anzupassen. Mit diesem Spagat kämpft eigentlich jede Firma ab einer bestimmten Größe.
Ein Riesenthema speziell in Großkonzernen ist z.B. die aufgabenbezogene Zeitaufschreibung und das Projekt-Tracking. Das ist sofort Betriebsrat-relevant, aber auf der anderen Seite notwendig, wenn man die Aufwandschätzungen für Projekte iterativ verbessern will. Da muss man auch in einem PMO immer abwägen: Was ist wünschenswert, und was ist machbar?

 

Can Do: Als Projektmanager unterstützen Sie Unternehmen der unterschiedlichsten Branchen hauptsächlich im Bereich der Informationstechnologie. Was sind die Besonderheiten des Projektmanagements im IT-Bereich?
Klaus Wiedemann: Dadurch, dass man Software nicht anfassen kann, ist der Freiheitsgrad bei den Anforderungen aus meiner Sicht sehr hoch. Wenn man z.B. ein Auto entwirft, sind viele Funktionen wie Motor, Bremse, Blinker etc. ja gesetzt, bzw. durch gewisse physikalische Grenzen definiert. Bei Softwareprojekten kann es schon mal vorkommen, dass der Anwender gerne ein Auto hätte, das 500km/h schnell fährt, eine Zuladung von zehn Tonnen hat und Platz für eine Großfamilie bietet, aber keinen Sprit braucht.

Eine weitere Besonderheit ist die Unschärfe bei Aufwandschätzungen und Umsetzungsdauer. Da sich Technologien, Plattformen und Betriebssysteme häufig ändern, verfügt man selten über eine hinreichend große Erfahrungsbasis für genaue Schätzwerte. Wenn man das noch kombiniert mit der durch Studien belegten Tatsache, dass die Produktivität von Softwareentwicklern um den Faktor 30 variieren kann, wird klar, dass es ein ständiger Balanceakt ist, ein Software-Projekt „in time, in budget, in scope“ fertigzustellen und die Qualität muss auch stimmen.
Um das zu illustrieren: während einer 6 Wochen braucht, eine Komponente zu entwickeln, schafft ein anderer das an einem Tag. Das sind sicher Extremwerte – für den Faktor 10 lege ich aber selbst meine Hand ins Feuer.

 

Can Do: Als Coach unterstützen Sie auch Startups und Gründerteams. Welche Rolle spielt Projektmanagement in der Gründungsphase eines Unternehmens?
Klaus Wiedemann: Eine Gründungsphase hat natürlich viele Elemente eines Projektes, aber mit deutlich mehr Unsicherheit und Freiheitsgraden. So ist z.B. die Frage nach der Unternehmensstrategie und dem Businessmodell oft noch ziemlich offen, die Frage der Finanzierung ungeklärt, und die Ressourcen, d.h. die Mitarbeiter sind auch noch nicht da. Man kann sagen, dass eine Unternehmensgründung ein Multi-Projekt-Vorhaben ist: ein Strategieprojekt, ein Fund-Raising-Projekt, ein Recruiting- und Organisationsprojekt, ein Umsetzungsprojekt etc.

 

Can Do: Neben Ihrer Tätigkeit als Berater und Coach haben Sie mit DAISHO auch eine Selbstmanagement-Software entwickelt, die speziell auf die Ansprüche von Selbstständigen und Freelancern ausgerichtet ist. Was genau sind deren speziellen Bedürfnisse?
Klaus Wiedemann: Die Anforderungen für die Software hat sich aus meiner selbstständigen Berater-Tätigkeit ergeben. Ich konnte keine Software finden, die diese Anforderungen in Gänze umgesetzt hat:

  • Kontaktmanagement und Pflege des persönlichen Netzwerkes: meine gesamten bisherigen Projekte kamen direkt oder indirekt (durch Empfehlungen) aus meinem persönlichen Netzwerk. Als Freelancer reicht deshalb kein reines Adressbuch, sondern ich muss wissen, wann ich mit wem zuletzt Kontakt hatte, und wo ich mich mal wieder melden muss. Das Kontaktradar ist aus dieser Anforderung heraus entstanden.
  • Ziel- und Zeitmanagement: Gerade, wenn man für mehrere Kunden gleichzeitig arbeitet, muss man darauf achten, dass man die unterschiedlichen Ziele (sowohl projektbezogen als auch privat) unter einen Hut bekommt, vor allem, wenn der Tag nur 24h hat.
  • Email ist heute so ein integraler Bestandteil des Business, dass wir einen E-Mail-Client eng in DAISHO integriert haben. Mit einem Klick kann man z.B. zwischen den E-Mail-Konto-Einstellungen bei verschiedenen Kunden umschalten.
  • Und man muss an unterschiedlichen Orten arbeiten können, auch wenn man offline ist. Trotz UMTS ist der Internet-Zugang genau dann nicht möglich oder zu langsam, wenn man dringend Daten benötigt. Deshalb haben wir DAISHO so gebaut, dass es auf einem USB-Stick installierbar ist, und die Daten auch offline zur Verfügung stehen. Der Abgleich mit Smartphones ist heute unabdingbar: Auch das unterstützt unser Productivity Tool seit kurzem.

Insgesamt muss also das Selbstmanagement stimmen: Termine, Kontakte, Zeitplanung, Zeitbudgets, Aufgabenverwaltung, E-Mail Organisation.

 

Can Do: Ein wesentlicher Punkt, den Sie ansprechen, ist das Selbstmanagement, das ja gerade in einem sehr dynamischen Umfeld nicht trivial und gleichzeitig von zentraler Bedeutung ist. Geben Sie uns doch bitte ein paar Tipps, wie bspw. Selbstständige ihren beruflichen Alltag besser organisieren können.
Klaus Wiedemann: Wichtig ist sicher, dass man sich über seine mittel- und langfristigen Ziele klar wird, und darüber, welche Prioritäten man in seinem Leben setzen will, z.B. hinsichtlich der Balance zwischen Berufs- und Privatleben. Das hilft schon mal, zu entscheiden, was man NICHT tun will.

Die zweite Frage ist, wie viel Zeit man auf bestimmte Themen (oder wie wir es in DAISHO nennen: Kontexte) verwenden will bzw. muss: Projekte, Neukundenakquise und Marketing, Administratives wie Buchhaltung, Familie, Freunde, Sport u.ä. Wenn man das mal in Stunden pro Woche herunterbricht, und dabei vermeiden will, dass man 100 Stunden pro Woche verplant, wird klar, dass man klar priorisieren muss. Die Lösung liegt allerdings nicht darin, möglichst lange Listen von ToDos zu verwalten, die dann doch nicht erledigt werden, sondern sich aktiv dafür zu entscheiden, Dinge nicht zu tun. Sich über seine Ziele und Prioritäten klar zu sein, hilft dabei.

 

Can Do: Und wie kann ich mein Zeitmanagement verbessern?
Klaus Wiedemann: Ich persönlich mag den Begriff nicht besonders, auch wenn er etabliert ist. Man kann Zeit nicht managen, Zeit lässt sich nicht vermehren. Zeit läuft konstant ab. Man kann sich nur entscheiden, worauf man seine Zeit verwendet. Jede Entscheidung hat ihren Preis, aber man hat diese selbst in der Hand.

 

Can Do: DAISHO, das Schwertpaar der Samurai, ist Namenspate Ihres Unternehmens. Der Ehrenkodex der Samurai hat in vielen Managementbüchern Eingang gefunden, inwiefern spielt er für Sie eine Rolle? Was von dem Kodex können wir heute für unser Berufsleben übernehmen?
Klaus Wiedemann: Ein Samurai ist mit den heutigen Wissensarbeitern und Freiberuflern in vielem vergleichbar: Er hat seine „Kunden“ aufgrund seiner persönlichen, individuellen Fähigkeiten und seines Know-hows gefunden, er hat ein Service-Versprechen abgegeben, das durch seine persönliche Reputation und seinen Ruf untermauert wurde. Der Ehrenkodex der Samurai, der Dinge enthalten hat wie ständige Weiterbildung auch über den eigenen Fachbereich hinaus, Loyalität zum Kunden, und den Anspruch an sich selbst, eine professionelle Dienstleistung zu erbringen, lässt sich deshalb auch heute noch in vielen Aspekten als Leitfaden verwenden. Denn damals wie heute gilt: Letztlich hat man nur sein Wissen, seine Professionalität und seine Reputation, um sich im Wettbewerb zu behaupten.

Herr Wiedemann, wir danken Ihnen für das interessante Gespräch