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Projektmanagement-Interview mit Björn Sellschopp

Björn SellschoppBjörn Sellschopp verstärkt seit Anfang des Jahres die Geschäftsführung der Can Do GmbH. Bei dem Hersteller der Projektmanagement-Software Can Do project intelligence wird er u.a. den Bereich Consulting ausbauen sowie Implementierungs- und Rollout-Projekte leiten. Björn Sellschopp ist seit gut 20 Jahren in der Industrie in verschiedenen Funktionen tätig, davon war er mehr als die Hälfte der Zeit als Projektleiter aktiv, er leitete u.a. Standardisierungs- und Modularisierungsprojekte im Turbinen- und Anlagenbau, Software-Implementierungsprojekte (z.B. SAP/R3) und ein Ausrüstungsprojekt im Schiffbau. Björn Sellschopp war darüber hinaus für die Ablaufplanung und -steuerung bei einer Werft und für die Projektmanagementabteilung bei einem Anlagenbauer verantwortlich. Seit 2006 war er bei einem Beratungsunternehmen tätig und beriet Kunden u. a. in Projektmanagement-, Organisations-, Prozess- und Restrukturierungsfragen und übernahm als Interimsmanager Verantwortung in verschiedenen Unternehmen.

Can Do: Sie kennen Projektmanagement aus den verschiedensten Perspektiven, als Berater, als Interimsmanager, als Leiter von Großprojekten und als verantwortlicher Linienmanager. Was sind Ihrer Meinung nach die zentralen Vorteile von projektorientiertem Arbeiten?
Björn Sellschopp: Beim projektorientierten Arbeiten werden primär die Prozesse für die Erstellung eines Produkts oder einer Leistung betrachtet. Bei einer Linienorganisation ist die Sichtweise in der Regel funktionsorientiert und nicht selten auf den jeweiligen Bereich konzentriert. Projektorientiertes Arbeiten bedeutet, immer das Gesamtziel im Auge zu behalten ohne Funktionsgrenzen.

Can Do führt regelmäßig Interviews mit PM-ExpertenCan Do: Wo liegen die Schwierigkeiten bei der Implementierung von Projektmanagement in Unternehmen? Nicht alle Unternehmensbereiche sind begeistert von der zunehmenden Bedeutung von Projektarbeit. Beispielsweise müssen Abteilungsleiter Personal aus ihrem Bereich für wichtige Projekte abstellen, die fachliche Arbeit in der Abteilung darf darunter aber – trotz weniger Personal – nicht leiden.
Björn Sellschopp: Die Schwierigkeiten liegen vielfach im Abteilungsdenken und den Funktionsgrenzen, insbesondere von komplexen Systemen. Die mangelnde „Begeisterung“ für Projektmanagement liegt oft in der vermeintlichen Abgabe von Verantwortung oder in der Wahrung des Besitzstandes. Trotzdem muss die Arbeitslast bewältigt werden. Ob dies über das Projekt in der Linie oder in der Linie direkt erfolgt, spielt bezogen auf die Last keine Rolle. Die fachliche Kompetenz und das Personal bleiben in den meisten Fällen vorerst in der Linie.

Can Do: Wie können diese Probleme überwunden werden und Projekt und Linie in Einklang gebracht werden?
Björn Sellschopp: Die Projekte dürfen nicht fest mit Mitarbeitern aus der Linie besetzt werden. Das hätte sonst zur Folge, dass die Team-Qualität mit der Anzahl der Projekte exponentiell sinkt. Hier sind intelligente Ansätze gefragt. Zum Beispiel kann der Fachprojektleiter temporär einem Projekt zugeteilt werden und er ist dann auch dafür verantwortlich, die notwendigen Informationen in die Linie zu tragen. Damit steht der Mitarbeiter der Linie in bestimmten Zeiträumen nach wie vor zur Verfügung.
Revolutionär wäre aus heutiger Sicht sicherlich die Projektfirma, eine reine Projektorganisation. Revolutionär, nicht weil es nicht möglich ist, sondern weil die meisten Unternehmen heute noch nicht damit umgehen können.

Can Do: Häufig nutzen Unternehmen die Einführung einer Projektsoftware, um ihre eigenen Prozesse und Abläufe zu verbessern. Welchen Mehrwert kann Can Do hier Unternehmen bieten?
Björn Sellschopp: Ich stelle immer wieder fest, dass Unternehmen oftmals nicht wissen, in welchen Tiefen sie planen und ihre Prozesse abbilden sollen. Hinzu kommt die Frage der passenden Organisation und Werkzeuge. In allen Punkten können und wollen wir gerne unsere Kunden unterstützen. Dieses tun wir schon seit geraumer Zeit, indem wir die Implementierung bei unseren Kunden nach deren Bedarf begleiten. Dieses ist aus zwei Gründen sinnvoll: Zum einen möchten wir, dass unsere Projektmanagement-Software den größtmöglichen Nutzen bringt und zum anderen der egoistisch wirkende Punkt „Sicherung unserer eigenen hohen Qualitätsansprüche“ beim Einsatz unserer Software beim Kunden.

Can Do: Welchen Implementierungsansatz verfolgen Sie dabei?
Björn Sellschopp: Der sinnvolle und wirklich unterstützende Einsatz unserer Planungs-Software steht und fällt mit der Akzeptanz unserer Kunden. Mit Kunden meine ich nicht die administrativen Organe eines Unternehmens, sondern die operativen. Wenn die Organisation ihren Prozess in der Software nicht abgebildet sieht und wir die operativen Mitarbeiter nicht an den Mehrwert dieses Produkts heranführen können, werden sie ausschließlich einen Mehraufwand bei der Pflege ihrer Aktivitäten in einer Software sehen und das Tool nicht unterstützen! Das heißt, die frühe Einbeziehung der Mitarbeiter und die gemeinsame Entwicklung von Prozessen und Softwareeinsatz sind meiner Meinung nach die wesentlichen Erfolgsfaktoren. Eine Implementierung, die dies berücksichtigt, mag zwar etwas länger dauern, doch die Nachhaltigkeit der zukünftigen Abwicklungsmethodik ist dann auch sichergestellt. Dieses wird oftmals noch verstärkt, wenn die Aufbauorganisation bei Bedarf den Anforderungen der Prozesse angepasst wird. Dies ist auch ein wichtiger Schritt für uns selbst: Eine bessere Werbung als die von zufriedenen Kunden gibt es gar nicht.

Projektmanagement von Can Do Can Do: Der wachsenden Komplexität, die bei der Berücksichtigung der Rahmenbedingungen der einzelnen Prozessschritte entsteht, begegnen Sie z.B. mit einem Mehr an Transparenz. Wie kann ich mir das konkret vorstellen?
Björn Sellschopp: Es geht im Wesentlichen darum, Komplexität zu beherrschen. Gehen wir beispielsweise von einem komplexen Produkt aus in Verbindung mit einem Mangel an nicht ausreichend definierten und unübersichtlichen Prozessschritten und ihren Schnittstellen – hier ist der Erstellungsprozess kaum noch beherrschbar. Hinzu kommt der wachsende Druck aus dem Markt, der uns ständig zwingt, uns in Bezug auf Aufbau- und Ablauforganisation sowie auf unsere Produkte immer wieder neu zu erfinden.
Das Wissen um die zukünftige technische Ausprägung des Produkts ist genauso wichtig wie der Weg dort hin. Und an dieser Stelle schaffen wir die notwendige Transparenz und unterstützen unsere Kunden, wenn sie dies wünschen.

Can Do: Wir danken Ihnen für dieses interessante Gespräch!

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