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Tipps & Tricks III: Informationen hinterlegen und Zeitskala anpassen

Bei unserer PM-Software Can Do Project Intelligence können Sie in allen Objekten – also in Projekten, in den Projektphasen, den Meilensteinen und den Arbeitspaketen – eine Vielzahl von Informationen hinterlegen u.a. Ziele, Tätigkeiten und Dokumente. Klicken Sie zunächst das Objekt an, dem Sie Informationen hinzufügen möchten, und steuern Sie dann im Attributenfenster auf der rechten Seite der Benutzeroberfläche die Registerkarte mit dem „i"-Symbol an (i = Informationen).

 

Tätigkeiten (inkl. Termine)
Tätigkeiten sind Aktionen oder Aufgaben, die durch die Mitarbeiter (Ressourcen) umgesetzt werden sollen. Daher können Tätigkeiten nur in Arbeitspaketen hinterlegt werden. Bspw. könnten in dem Arbeitspaket „Küche aufräumen“ Tätigkeiten wie „Geschirr spülen“, „Backofen putzen“, „Kühlschrank auswischen“ und „Boden putzen“ hinterlegt sein – die einzelnen Tätigkeiten sind „zu klein“ oder nicht relevant genug, um sie separat als eigenes Arbeitspaket zu planen.

Eine erweiterte Eingabemöglichkeit erhalten Sie durch das Aufziehen des Fensters. Hier können Sie hinter jeder Tätigkeit einen Haken setzen, um diese als „erledigt“ zu kennzeichnen. Diese Haken können bspw. auch durch den Projektleiter oder im Rahmen der Rückmeldung eingetragen werden.

Für jede Tätigkeit kann auch ein Termin eingetragen werden, der dann grafisch in Form eines Trichters im Arbeitspaket integriert wird. Entweder geben Sie ein Datum ein oder Sie definieren einen Abstand vom Arbeitspaket-Anfang (z.B. +1) oder -Ende (z.B. -1).

Ziele
Da Meilensteine meist strategische Punkte in einem Projekt darstellen, beinhalten sie in erster Linie die Ziele. In Can Do Project Intelligence können Ziele jedoch grundsätzlich jedem Objekt hinzugefügt werden. Erreichte Ziele kann der Projektleiter bzw. der Projektmitarbeiter mit einem Haken dokumentieren und eine Beschreibung hinterlegen. Ebenso wie bei den Tätigkeiten können im aufgezogenen Zielefenster weitere Informationen hinterlegt werden.

 

Dokumente
Für jedes Objekt können beliebig viele Dokumente oder andere Dateien verknüpft werden. Per Klick auf die Büroklammer öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem die zu verknüpfende Datei ausgewählt werden kann. Ebenso können Sie eine Web-Adresse manuell erfassen. Per Doppelklick auf den Eintrag wird die entsprechende Anwendung geöffnet und das Dokument geladen.

Die Dateien werden allerdings nicht in die Can Do-Datenbank kopiert, sondern es wird lediglich eine Verknüpfung erstellt. Löschen Sie die verknüpfte Datei, kommt es zu einer Fehlermeldung, sobald Sie versuchen diese Datei zu öffnen. Weiterhin ist es notwendig, dass Sie die entsprechende Software zur Bearbeitung der Datei auf Ihrem Rechner installiert haben.

Die Felder "Historie" und "Risiken" erklären wir in einer anderen Ausgabe der "Tipps & Tricks", das Feld Vorgänge ist standardmäßig für eine mögliche JIRA-Schnittstelle vorgesehen.
 

Zeitskala anpassen
Projekte werden bei Can Do Project Intelligence natürlich immer in ihrem zeitlichen Kontext dargestellt. Diese Zeitleiste können Sie projektspezifisch auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Projektplan klicken – dabei darf sich der Mauszeiger nicht über einem Objekt des Projekts befinden – öffnet sich ein Auswahlfenster, mit mehreren Optionen:

  • Globale Zeitskala aktivieren (Shortcut: STRG + T): Zeitskala auf dem gesamten Workspace
  • Zeitskala ausblenden (Shortcut: STRG + F12)
  • Feiertage ausblenden (Shortcut: STRG + F6)
  • Zeitskala tagesweise Shortcut: STRG + F7)
  • Zeitskala wochenweise (Shortcut: STRG + F8)
  • Zeitskala monatsweise (Shortcut: STRG + F9)
  • Zeitskala quartalsweise (Shortcut: STRG + F10)
  • Zeitskala jahresweise (Shortcut: STRG + F11)

Mit dem Shortcut „STRG + H“ wechselt die Ansicht automatisch zur Tageslinie.

Tipps & Tricks I: Projekte erstellen & Navigation im Workspace

Tipps & Tricks II: Meilensteine erstellen