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Virtuelle Teams und Remote-Zusammenarbeit

Projektmanagement-Interview zum Thema virtuelle Teams

Thushara Wijewardena ist Chief Project Officer bei dem internationalen Softwarehersteller Exilesoft. Sie arbeitet seit über 10 Jahren im Projektmanagement im internationalen Umfeld und ist mit einer Reihe von klassischen und agilen Methoden vertraut. In ihrem aktuellen Projekt stammen ihre Team-Mitglieder und ihre Kunden aus Sri Lanka, Norwegen, Schweden und Australien. Thushara Wijewardena wird bei dem Projektmanagement-Summit Nordic Project Zone Möglichkeiten präsentieren, wie die Zusammenarbeit von Projektteams, die sich auf verschiedenen Kontinenten befinden und aufgrund der Verwendung agiler Methoden einen hohen Kommunikations- und Abstimmungsbedarf haben, effektiv gestaltet werden kann. Außerdem erklärt sie, wie der Kunde in diesen Prozess sinnvoll eingebunden werden kann. Als Sponsor der Nordic Project Zone präsentieren wir Ihnen vorab ein Interview mit Thushara Wijewardena, das sie im Vorfeld mit dem Veranstalter geführt hat.

Virtuelle Teams: Vertrauen ist das A und ONordic Project Zone (NPZ): Frau Wijewardena, auf was muss ich besonders achten, wenn ich mit virtuellen Teams arbeite?
Thushara Wijewardena: Die Herausforderungen sind sehr vielfältig – je nach dem wie komplex die Probleme sind, die sie mit ihren virtuellen Teams lösen wollen. Wenn das Problem eher überschaubar ist, ist es eigentlich egal, wo sich ihr Team befindet. Ein Software-Entwicklungs-Projekt hingegen gestaltet sich wesentlich anspruchsvoller: Hier spielt es beispielsweise eine Rolle, dass die Projektmitarbeiter, die auf der ganzen Welt verstreut an dem Projekt arbeiten, wegen der unterschiedlichen Zeitzonen vielleicht nur wenige Stunden zeitgleich erreichbar sind und persönliche Live-Diskussionen – am Telefon, per Videokonferenz – nur schwer möglich sind. Das führt häufig zu mangelndem Vertrauen und mangelnder Transparenz. Außerdem ist es manchmal problematisch, dass die Projekt-Mitglieder nicht in ihrer Muttersprache miteinander kommunizieren können, das kann die Kreativität einschränken.

Can Do sponsort Nordic Project ZoneNPZ: Was kann ich tun, dass dies nicht passiert? Haben Sie Tipps für uns, wie die negativen Effekte gemindert und die Kommunikation verbessert werden kann?
Thushara Wijewardena: Zunächst sollten wir uns bewusst machen, dass die Arbeit mit virtuellen Team heutzutage keine Neuheit mehr ist. Seit über 10 Jahren wird mit virtuellen Teams gearbeitet und wohl jeder von uns hat damit zumindest erste Erfahrungen gesammelt. Remote-Kommunikation – Videokonferenzen – hat sich in der letzten Zeit deutlich verbessert und wird mittlerweile sehr effektiv eingesetzt. Hier gibt es sehr erfolgreiche Beispiele, Best Cases, die hier als Vorlage dienen können.
Bei Exilesoft beispielsweise arbeiten Teams aus Norwegen, Schweden, Australien und Sri Lanka zusammen und wir verwenden viele Engineering Best Practices wie standortübergreifende Remote-Paarprogrammierung, täglich Code-Überprüfung an einer zentralen Stelle, an die der Code geschickt wir, und es gibt auch Videokonferenzen, gemeinsamen Demos, die teamübergreifend eingesetzt werden. Wir verwenden auch viele Tools für die Zusammenarbeit, wie Wikis, virtuelle Kanban-Boards und Scrum Boards. Am meisten konzentrieren wir uns aber darauf, dass die Teams standortunabhängig gut zusammenarbeiten können.

Mehr Projektmanagement-InterviewsNPZ: Warum ist es wichtig, verschiedene Modelle für die Zusammenarbeit von Remote-Teams zu beachten?
Thushara Wijewardena: Es ist wichtig, weil Sie, solange Sie noch nicht das richtige Modell für eine effiziente Projekt-Zusammenarbeit gefunden haben, auf viele vermeidbare Probleme bei der Projektabwicklung stoßen werden. Sie müssen berücksichtigen, wie abhängig bzw. unabhängig Ihre Teammitglieder an verschiedenen Orten sind, wenn es bspw. um technische Fähigkeiten oder spezifisches Fachwissen geht.

NPZ: Nach welchen Faktoren bestimmen Sie dann das Modell, das bei einem bestimmten Projekt, mit seinen einzigartigen Bedürfnissen und Anforderungen, angewendet werden soll?
Thushara Wijewardena: Hier müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Die Hauptfaktoren bei einem Projekt sind die gemeinsamen Bürozeiten der einzelnen Standorte, Kommunikationsbarrieren, die Komplexität des Projektgegenstandes, die erwartete technische Komplexität, der Zugang zum Anwenderwissen, länderspezifische Anforderungen und Bestimmungen – vor allem wenn Sie zum Mal vor Ort Level-1-Support leisten – und die technischen Fähigkeiten, die in jedem Standort benötigt werden. Das sind die Dinge, auf die ich bei der Initiierung eines Projektes typischerweise besonders achte.

Virtuelle Teams: Auf die Kommunikation kommt's an NPZ: Bitte geben Sie uns doch mal ein Beispiel für eine mustergültige Remote-Zusammenarbeit und verraten Sie uns deren Erfolgsrezept.
Thushara Wijewardena: Jedes Mal, wenn ich eine mustergültige Remote-Zusammenarbeit sehe, fällt mir auf, dass sich die einzelnen Teams und Teammitglieder sehr vertrauen. Vertrauen ist meiner Meinung nach der Schlüssel zum Erfolg. Die Zusammenarbeit der meisten virtuellen Teams basiert auf einem kognitiven Vertrauen. Dieses kann ist allerdings bei den zahlreichen Code-Übergaben bei der Software-Entwicklung leicht zerstört werden, durch die einfachsten Fehler. Deshalb muss dabei auch ein guter Informationsfluss gewährleistet sein.

NPZ: Lassen Sie uns nun von der Team-Sicht wechseln zur PMO-Perspektive. Welche Herausforderungen stellt das Arbeiten mit virtuellen Teams an ein Project Management Office?
Thushara Wijewardena: Problematisch ist, dass die Teams örtlich voneinander getrennt,  sich nur selten persönlich sehen und verschiedenen lokalen Gepflogenheiten vorherrschen. Aber wenn sich die Teams um Transparenz in ihren Projekten bemühen, sich an Best Practices orientieren und einen respektvollen Umgang miteinander pflegen, werden sie diese Herausforderung meistern. Bei unserem PMO beispielsweise steuere ich Teams in Skandinavien und in Australien. Und da gibt es schon deutliche Unterschiede, die einen fordern z.B. im Vertragswesen, die unterschiedliche Anwendung agiler Methoden oder der Umgang mit den Kunden. Da ist es notwendig, dass wir Projektmanager aber auch unsere technischen Fachkräfte viel reisen. Aber mit welchen Methoden wir diese Herausforderungen meistern, das verrate ich erst bei meinem Vortrag beim Summit Nordi Project Zone.